De jaarlijkse controle komt vaak met stress, uitloop en onnodige fouten. Wat als u dat grotendeels kunt voorkomen door in de zomer al een “mini-jaarafsluiting” te doen? Dat is precies wat een hard close biedt. Hoewel vaak gezien als voorbereiding op de audit, zit de grootste winst bij uw eigen organisatie. Een goed uitgevoerde hardclose leidt tot betrouwbare cijfers, betere stuurinformatie en meer rust bij jaareinde.
In deze blog leest u waarom een hardclose de sleutel is tot een efficiënte jaarrekeningcontrole, hoe u die organiseert en waarom uitstel leidt tot hogere werkdruk, onnodige fouten en frustratie.
Wat is een hardclose?
Een hardclose is een tussentijdse afsluiting van de administratie alsof het boekjaar eindigt. Meestal wordt deze uitgevoerd aan het einde van een maand in het tweede half jaar (bijv. september). Het doel: het controleren van de cijfers en transacties tot en met deze periode voordat het écht moet, en vervolgens hierop verbeteren.
Belangrijkste kenmerken van een hardclose:
- Afsluiting van alle subadministraties (debiteuren, crediteuren, activa, btw, bank)
- Boeken van periodieke posten zoals voorzieningen, accruals en afschrijvingen
- Reconciliaties en aansluitingen uitvoeren
- Opstellen van voorlopige specificaties alsof het de audit betreft
“Een hard close is niet optioneel luxe, maar een strategische keuze voor controle en rust.”
Waarom is een hardclose nuttig voor de audit?
Vanuit auditperspectief biedt een hardclose:
- Inzicht in procesbeheersing
- Betere verdeling van werk over het jaar
- Mogelijkheid tot interimtest op de periode t/m de hardclose (sample op kosten t/m september)
- Minder verrassingen bij jaareinde
Maar de echte winst? Die zit intern.
Uw organisatie profiteert het meest
Een hardclose maakt uw eigen organisatie sterker, slimmer en beter voorbereid. Hoe?
1. Betrouwbare cijfers voor sturing
Als de cijfers tot september solide en afgestemd zijn, kunt u de forecast en het budget voor volgend jaar baseren op realistische uitgangspunten. Dit voorkomt bijstellingen achteraf.
2. Fouten signaleren terwijl u ze nog kunt oplossen
Door vroegtijdig af te stemmen en te analyseren, ontdekt u:
- Vergeten boekingen of ontbrekende facturen
- Foutieve tussenrekeningen of btw-aansluitingen
- Oude posten zonder onderbouwing
3. Borgen van kennis en toelichtingen
Transacties van januari zijn in maart het jaar daarop (14 maanden later) vaak moeilijk te herinneren als dit niet goed is vastgelegd en bijvoorbeeld uw collega die de boeking heeft gemaakt een andere uitdaging heeft gevonden. Door in september al specificaties op te stellen en toelichtingen vast te leggen, houdt u grip.
4. Minder afhankelijk van PBC-lijst
In plaats van wachten op wat de accountant vraagt, maakt u zelf het dossier. Dat geeft rust en controle én versnelt de controle achteraf.
5. Risicodossiers eerder oppakken
Posities zoals onderhanden werk, intercompany, investeringsprojecten of voorraadcorrecties zijn vaak complex. Door deze in de hardclose al te analyseren, voorkomt u tijdnood en escalatie tijdens de audit.
Hoe organiseert u een effectieve hardclose?
Stap 1: Stel een duidelijke planning op
- Kies een afsluitdatum (bijvoorbeeld 30 september)
- Werk met dezelfde maandafsluitprocedure als bij jaareinde
- Benoem verantwoordelijkheden per onderdeel (crediteuren, bank, etc.)
Stap 2: Checkpunten hardclose (selectie)
- Reconciliatie tussenrekeningen en IC-verhoudingen
- Boeking en onderbouwing van accruals
- Specificaties onderhanden werk
- Overzicht investeringen en activering
- Overzicht openstaande posten ouder dan 90 dagen
Stap 3: Vastleggen en rapporteren
- Stel per balanspost een specificatie op
- Voeg toelichtingen toe bij bijzonderheden
- Bespreek afwijkingen intern (finance en controller/ CFO)
Stap 4: Vertaal uitkomsten naar actieplan
- Wat moet nog op orde komen voor 31/12?
- Wat kan al naar de accountant als pre-read?
- Zijn er processen die structureel aangepast moeten worden?
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een hard close en een normale maandafsluiting? Een hard close is uitgebreider en simuleert een echte jaarafsluiting, inclusief correctieboekingen en dossiervorming. Een maandafsluiting is vaak puur cijfermatig.
Is een hard close verplicht? Nee, maar het is een best practice voor middelgrote en grote organisaties. Bij controleplicht kan het zelfs doorslaggevend zijn om de audit tijdig en soepel te laten verlopen.
Wanneer is de beste periode voor een hard close? Eind Q3 (september/oktober), zodat u nog tijd heeft om issues voor jaareinde te verhelpen.
In conclusie
Een hardclose helpt u niet alleen bij een efficiënte jaarrekeningcontrole. De échte winst zit in betere interne beheersing, betrouwbare stuurinformatie en rust binnen uw team. U bent minder afhankelijk van externe factoren en beter voorbereid op wat komen gaat.
Wilt u ook in control zijn vóórdat de audit begint? Audit Ready helpt organisaties met het opzetten, uitvoeren en optimaliseren van hardclose-trajecten. Neem dan hier contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek
