Uw eerste accountantscontrole: hoe voorkomt u verrassingen?
Een first-time audit is een belangrijk moment voor elke organisatie. Het betekent dat uw cijfers voortaan extern worden getoetst door een accountant. Een accountantscontrole is niet hetzelfde als een samenstelopdracht. De controle biedt kansen voor verdere professionalisering, maar brengt ook risico’s met zich mee: onnodige werkdruk, onverwachte kosten en frustratie over het proces. Zeker als u niet weet wat de accountant van u verwacht.
In deze blog geven we u als financieel professional inzicht in wat u kunt doen om goed voorbereid het controletraject in te gaan. Met praktische tips, herkenbare valkuilen en een helder stappenplan. Want met de juiste first-time audit begeleiding voorkomt u stress én meerwerk.
Waarom een first-time audit anders is dan een reguliere controle
Een eerste controle is intensiever dan een reguliere audit. De accountant kent uw organisatie nog niet, en moet daarom meer werk verrichten om controlezekerheid op te bouwen. Zo is er een beginbalans waar werkzaamheden op verricht moeten worden en de eindbalans. Dit leidt vaak tot:
- Meer (en gedetailleerdere) vragen
- Verzoek om onderbouwing uit voorgaande jaren voor de beginbalans en het “permanent” dossier
- Extra focus op processen, interne beheersing en documentatie
Zeker in het voorjaar – wanneer de meeste controles plaatsvinden – staat het finance team al onder druk door de jaarafsluiting. Zonder goede voorbereiding leidt dit snel tot overbelasting, fouten en frustraties.
Veelvoorkomende pijnpunten bij een first-time audit
Uit gesprekken met organisaties die een eerste controle ondergingen, blijkt dat organisatie onderschatten hoe veel tijd en ook capaciteit een audit kost. Onderstaande pijnpunten zijn hierbij het meest genoemd:
- Kennisachterstand ten opzichte van de accountant
Niet iedereen begrijpt wat de accountant nodig heeft of waarom bepaalde vragen gesteld worden waardoor niet het juiste aangeleverd wordt.
- Onvoorziene kosten
Omdat het proces niet goed wordt beheerst, stijgt het aantal uren bij de accountant. Dit leidt tot hogere facturen dan verwacht.
- Meerwerknota’s en uitloop
Een gebrek aan overzicht of incomplete dossiers zorgt voor extra werk aan beide zijden. Hierdoor loopt het proces uit zonder dat duidelijk is waarom.
- Hoge werkdruk tijdens de auditperiode
Door overlap met de jaarafsluiting en andere deadlines loopt het team vast.
- Gebrek aan voorbereiding of begeleiding
Zonder een intern of extern plan van aanpak is er weinig sturing of structuur in het proces.
Hoe bereidt u zich wél goed voor? | Stappenplan First-time audit begeleiding
1. Betrek uw team actief
Een veelvoorkomende valkuil is dat de voorbereiding bij één persoon ligt. Betrek daarom:
- Het finance team voor inhoudelijke onderbouwing
- Het management voor risico-inschattingen of stelselkeuzes
- HR, inkoop en sales voor procesinformatie
Zo verdeelt u de druk én voorkomt u dat cruciale informatie ontbreekt.
2. Begin ruim op tijd
Wacht niet tot het boekjaar is afgesloten. Start al in Q2 of Q3 van het jaar dat gecontroleerd gaat worden met de voorbereidingen. Inventariseer:
- Of er procesbeschrijvingen zijn voor de belangrijkste processen?
- Wat de belangrijkste risico’s zijn voor balansposten die moeten worden gespecificeerd?
- Zijn er complexe balansposten die toelichting vereisen (zoals voorzieningen, leaseverplichtingen of intercompany) en is deze informatie beschikbaar?
3. Begrijp wat en wanneer de accountant toetst (het verschil tussen permanent, interim en jaareinde dossier)
Accountants toetsen niet alleen cijfers, maar ook processen en interne beheersing. Een goede voorbereiding betekent dat u de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar stelt. Accountants maken hierbij onderscheid tussen drie soorten dossiers:
- Permanent dossier – alles wat over het bedrijf zelf gaat
Hierin plaatst u documenten die zelden veranderen, zoals:
- Statuten van de onderneming
- KvK-uittreksels en groepsstructuur
- Belangrijkste contracten (huur, lease, financiering)
- Beleid op gebied van functiescheiding, AO/IB
- Beschrijving IT-omgeving en boekhoudsysteem
- Beloningsstructuren en arbeidsvoorwaarden bestuur
Dit dossier wordt bij een first-time audit vanaf nul opgebouwd en vormt de basis voor alle volgende jaren.
- Interim dossier – controle van processen en de risicoanalyse
Tijdens de interimcontrole (vaak in het huidige jaar zelf) richt de accountant zich op processen en interne beheersing. U verzamelt dan:
- Beschrijving van processen (inkoop, verkoop, HR, finance)
- Controletests en documentatie van beheersmaatregelen
- Overzichten van geboekte memoriaalposten
- Reconciliaties tussen subadministraties en grootboek
- Voorlopige schattingen en toelichtingen
Doel: de accountant kan al veel werk verrichten vóór het boekjaar sluit, waardoor de jaareindecontrole soepeler verloopt. Des te beter u dit dossier aanlevert, des te lager het accountantsrisico is. Dit kan per jaareinde veel tijd besparen
- Jaareinde dossier – inhoudelijke onderbouwing van de cijfers
Na afsluiting van het boekjaar stelt u het jaarrekeningsdossier samen, met onder andere:
- De conceptjaarrekening met toelichtingen
- Specificaties van balansposten (debiteuren, voorraden, voorzieningen, etc.)
- Overzichten van transacties en mutaties
- Fiscale aangiften (VPB, BTW)
- Controleberekeningen (rente, afschrijvingen)
- Managementoverzichten en toelichtingen op afwijkingen
Hoe completer en beter gestructureerd dit dossier is, hoe minder vragen u achteraf krijgt.
Tip: Bouw dit dossier op zoals de accountant denkt
Gebruik de structuur van de jaarrekening (vaste activa, vlottende activa, eigen vermogen, kortlopende schulden, etc.) als basis voor uw mappenstructuur. Zo vinden zowel u als de accountant sneller de juiste informatie terug.
4. Maak gebruik van externe begeleiding
Een ervaren pre-audit specialist helpt u om het auditproces voor te bereiden. Voordelen:
- U voorkomt blinde vlekken of onduidelijkheden richting de accountant
- U weet vooraf welke stukken nodig zijn
- U bespaart kosten doordat het dossier direct op orde is
Een goede first-time audit begeleiding betaalt zich direct terug in tijd, geld en rust.
Voorbeeld uit de praktijk:
Een organisatie met €20 miljoen omzet had bij hun eerste controle geen specificaties of onderbouwing beschikbaar maar liet de accountant het proces aansturen. Na de interim controle melde de accountant dat het controlebudget voor het hele jaar besteed was en dat voor jaareinde een nieuw budget nodig was. De accountant rapporteerde tekortkomingen in de interne beheersing en bracht €37.000 extra meerwerk in rekening.
Veelgestelde vragen over first-time audit begeleiding
Wanneer ben ik controleplichtig?
Volgens de Nederlandse wet is een organisatie controleplichtig als op twee achtereenvolgende balansdata aan minimaal twee van de drie onderstaande criteria wordt voldaan:
| Criterium (grens 2025) | Controleplicht vanaf |
| Balanstotaal > | € 6.000.000 |
| Netto-omzet > | € 12.000.000 |
| Gemiddeld aantal werknemers > | 50 |
Let op: u hoeft pas een accountantscontrole te laten uitvoeren als u in twee opeenvolgende boekjaren minimaal twee van deze drempels overschrijdt. In het jaar daarna wordt de controleplicht van kracht. Zie ook ons blog “Ben ik nou wel of niet controleplichtig?”
Wat is een first-time audit precies?
Een first-time audit is de eerste keer dat uw jaarrekening door een externe accountant wordt gecontroleerd. De controleplicht geldt voor middelgrote en grote rechtspersonen op basis van criteria uit BW 2:396.
Wanneer moet ik beginnen met voorbereiden?
Idealiter start u minimaal 6 tot 9 maanden vóór de beoogde controle, zodat u ruimte heeft om documentatie op te bouwen en interne processen te beoordelen.
Wat kost een accountantscontrole gemiddeld?
Voor een middelgroot bedrijf ligt dit tussen de €40.000 en €80.000, afhankelijk van complexiteit. Bij onvoldoende voorbereiding kunnen deze kosten fors oplopen.
Conclusie: voorbereiding is alles
Een first-time audit is spannend, maar hoeft geen struikelblok te zijn. Met tijdige voorbereiding, een gestructureerd auditdossier en goede afstemming voorkomt u verrassingen en extra kosten. Het stelt u in staat om als organisatie te groeien in financiële transparantie en beheersing.
Wilt u uw controleproces goed opzetten vanaf het begin?
Audit Ready ondersteunt u graag met praktische begeleiding, templates en controlevoorbereiding op maat. Neem contact op via onze contact pagina: https://auditready.nl/contact/
