Een goede samenwerking met uw accountant is cruciaal voor een soepel auditproces. Toch ervaren veel finance-afdelingen jaarlijks dezelfde frustraties: uitstel van de aftekendatum, onverwacht meerwerk, last-minute vragen over balansposten en misverstanden door gebrek aan kennis van de business. 
In dit artikel leert u hoe u de samenwerking met auditors kunt verbeteren, zodat de jaarrekeningcontrole efficiënt, voorspelbaar en waardevol verloopt. 

Bij Audit Ready ondersteunen wij organisaties dagelijks bij het voorbereiden van audits. Op basis van die ervaring delen wij hieronder de belangrijkste inzichten om effectief samen te werken met auditors — van voorbereiding tot afronding. 

Waarom effectieve samenwerking met uw accountant belangrijk is 

De audit is geen verplicht nummer, maar een kans om inzicht te krijgen in de kwaliteit van uw financiële processen. Toch wordt die kans vaak gemist door ruis in de samenwerking. 
Een gebrekkige afstemming kan leiden tot: 

• Meerwerk door verkeerde inzet van het audit team – Onervaren teamleden werken aan onderwerpen die niet relevant zijn of al een keer beantwoord zijn. 

• Verrassingen in de laatste weken – Balansposten worden onverwacht opnieuw ter discussie gesteld, terwijl deadlines naderen. 

• Gebrek aan begrip van uw business – De accountant lijkt niet te begrijpen hoe uw organisatie écht werkt. 

• Taalbarrières tussen accountant en finance-afdeling – Miscommunicatie door verzoeken met afkortingen en termen vanuit de audit leiden tot onduidelijkheid of verkeerde interpretatie. 

Volgens onderzoek van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) geeft 64% van de financieel managers aan dat een betere voorbereiding aan klantzijde de audit met 20 tot 30% kan verkorten. Dat is niet alleen efficiënter, maar vermindert ook stress in de drukste periode van het jaar. 

Wat verstaan we onder effectief samenwerken met auditors? 

Effectief samenwerken met auditors betekent meer dan alleen documenten aanleveren. Het gaat om begrip, planning en communicatie. 
Een goede samenwerking is herkenbaar aan drie kenmerken: 

1. Duidelijke verwachtingen – Beide partijen weten wat er wordt opgeleverd en wanneer. 

2. Transparantie – Er is openheid over risico’s, inschattingen en uitzonderingen. 

3. Respect voor elkaars rol – De auditor toetst, u legt uit; samen zorgen jullie voor betrouwbaarheid. 

De basis hiervoor ligt deels in wet- en regelgeving. De Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) verplichten auditors tot professioneel-kritische oordeelsvorming. Dat vraagt om onderbouwde documentatie van uw kant – geen losse Excelbestanden of onvolledige onderbouwingen. 

Hoe voorkomt u meerwerk door verkeerde inzet van audit juniors? 

Veel frustraties ontstaan doordat junior-auditors vragen stellen zonder de context te begrijpen. Zij werken met checklists, niet met inzicht in uw organisatie. U kunt dit voorkomen door: 

• Een centrale auditcoördinator aan te wijzen binnen uw team die alle communicatie bundelt. 

• Eénmalige instructies schriftelijk vast te leggen, zodat dezelfde vragen niet opnieuw gesteld worden. 

• Uw processen kort toe te lichten bij aanvang (bijvoorbeeld via een walkthrough of procesbeschrijving). 

Een praktische tip: neem het dossier door waarbij de senior of manager van het audit team aanwezig zijn. Dat voorkomt dat juniors in de verkeerde richting zoeken en bespaart u tientallen uren aan onnodig mailverkeer. 

Hoe voorkomt u verrassingen over balansposten in de laatste weken? 

Een van de meest voorkomende auditproblemen is dat posten zoals voorzieningen, intercompany-balansen of going concern pas laat in de controle aandacht krijgen. De oorzaak ligt vaak in gebrekkige communicatie over inschattingen of wijzigingen. 

Zo voorkomt u dit: 

• Plan een pre-audit review: bespreek belangrijke posten en schattingen vooraf met uw auditor bij voorkeur in de periode september/december. 

• Documenteer aannames in position papers  (bijv. onderbouwingen bij schattingen). 

• Zorg dat interne rapportages aansluiten op de jaarrekening, zodat er geen verrassingen ontstaan bij reconciliatie. 

Een vuistregel: als u er in november nog niet over heeft gesproken, zal het in februari waarschijnlijk een probleem worden. 

Wat te doen als de accountant uw business niet begrijpt? 

Het gebrek aan business-inzicht bij auditors komt vaak doordat zij afhankelijk zijn van papieren dossiers en standaard checklists. 
U kunt dit verbeteren door: 

• Een korte bedrijfsintroductie te geven aan het begin van de audit. 

• Belangrijke business drivers (zoals seizoensinvloeden of contractstructuren) helder te benoemen. 

• Uw managementrapportages te delen – niet alleen de jaarrekeningposten. 

Leg bijvoorbeeld uit waarom bepaalde kosten in een specifieke maand hoog zijn. Hoe meer context de auditor heeft, hoe minder hij zich vasthoudt aan standaard afwijkingsanalyses. 

Hoe gaat u om met de ‘taalbarrière’ tussen accountant en finance-afdeling? 

De taalbarrière tussen accountants en finance-afdelingen gaat vaak niet over Engels of Nederlands, maar over verschillende interpretaties van audittermen. 
De accountant werkt met een PBC-lijst (Provided by Client of Prepared by Client), vol termen als specificatie, reconciliatie en onderbouwing. Voor de accountant betekent een “specificatie” vaak een gedetailleerde uitsplitsing met aansluiting op het grootboek en ondersteunend bewijs, terwijl de finance-afdeling soms een overzicht bedoelt zonder verdere toelichting. Het gevolg: frustratie, herwerk en tijdverlies. 

Zo voorkomt u misverstanden: 

• Bespreek de PBC-lijst na ontvangst van de accountant en licht toe wat met elke term wordt bedoeld. 

• Gebruik een gezamenlijke begrippenlijst, waarin audit- en financetermen eenduidig worden uitgelegd. 

• Laat een auditcoördinator binnen uw team de vertaling maken tussen de auditverwachtingen en uw interne administratie. 

Door scherp te zijn op terminologie en interpretatie, voorkomt u dat een ‘specificatie’ voor de ene partij iets anders betekent dan voor de andere. Zo blijft de communicatie helder en verloopt de samenwerking met auditors aanzienlijk efficiënter. 

Wat levert een goede samenwerking met auditors u op? 

Een soepele samenwerking met auditors is niet alleen prettig, maar levert ook aantoonbare voordelen op: 

• Minder correcties en discussies in de laatste auditfase. 

• Kortere doorlooptijd van de controle. 

• Minder druk op uw team tijdens de jaarafsluiting. 

Kortom: een sterke samenwerking met auditors creëert rust, vertrouwen en kwaliteit in uw financiële rapportages. 

Veel gestelde vragen 

1. Hoe bereid ik mijn organisatie het beste voor op de audit? 

Begin drie maanden van tevoren met een interne pre-audit. Een pre audit op de Q3 cijfers zijn een mooie test. Controleer of alle grootboekrekeningen zijn gereconcilieerd, contracten beschikbaar zijn en schattingen goed onderbouwd. 

2. Wat doe ik als ik het niet eens ben met de bevindingen van de auditor? 

Vraag om een onderbouwing met verwijzing naar de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) of IFRS. Bespreek de interpretatie samen met uw accountant; vaak is er ruimte voor toelichting of herziening. 

3. Hoe vaak moet ik overleggen met mijn auditor tijdens het jaar? 

Minimaal twee keer: één keer voorafgaand aan de jaarafsluiting (pre-audit meeting) en één keer tijdens de controle. Bij complexe posten is tussentijdse afstemming aan te raden. 

In conclusie 

Samenwerken met auditors hoeft geen jaarlijkse uitdaging te zijn. Met de juiste voorbereiding, communicatie en structuur voorkomt u verrassingen en bespaart u tijd én kosten. 
Door de samenwerking bewust te professionaliseren, creëert u vertrouwen — zowel intern als bij uw accountant. 

Wilt u dat uw volgende audit soepeler verloopt? AuditReady helpt organisaties om audit klaar te zijn, met praktische ondersteuning en een frisse blik op uw financiële processen. Zo haalt u het maximale uit de samenwerking met auditors. Neem hier contact met ons op en wij helpen u graag verder.