Een goede position paper maakt het verschil in uw auditvoorbereiding
Tijdens een audit is het essentieel dat de accountant voldoende inzicht krijgt in uw organisatie om controlewerkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Toch blijven onderwerpen met een verhoogd risico vaak liggen tot het laatste moment. Het gevolg: tijdsdruk, vertraging in het auditproces, bevindingen en discussies over toelichtingen die niet goed zijn voorbereid.
Een goed onderbouwde position paper helpt u om uw standpunt bij complexe verslaggevingsvraagstukken vroegtijdig te onderbouwen en af te stemmen. Daarmee voorkomt u interpretatieverschillen in een laat stadium, onzekerheid in de aanlevering en onnodige correcties van de jaarrekening.
Als je niet weet of je een position paper dient op te stellen, bespreek dan in het team de volgende drie vragen:
- Is er interpretatieruimte over het onderwerp (enige mate van subjectiviteit)?
- Is het een risicogebied vanuit auditperspectief?
- Is het relevant voor een disclosure of waardering in de jaarrekening?
Is het antwoord ja op alle drie de vragen, dan is het verstandig om vooraf al een positie in te nemen hoe je omgaat met het onderwerp. Een top vijf onderwerpen waarbij wij adviseren om een standpunt in te nemen en uit te werken (indien van toepassing):
| rwerp | 1. Is er interpretatieruimte? | 2. Is het een risicogebied voor de audit? | 3. Is het relevant voor toelichting in de jaarrekening? |
| 1. Impairment (goodwill / activa) | Ja – beoordeling triggers en waardering is subjectief | Ja – vaak materiële post, risico op schattingsfouten | Ja – toelichting op aannames, uitkomsten impairment test vereist |
| 2. Going concern bij slechte resultaten | Ja – inschatting continuïteit vereist oordeelsvorming | Ja – kernprincipe van verslaggeving, risico op onjuiste grondslagen | Ja – verplicht bij significante onzekerheid (RJ 170 / IAS 1) |
| 3. Voorzieningen (bijv. reorganisatie) | Ja – timing en juridische/feitelijke verplichting is beoordelingsvraag | Ja – gevoelig voor schatting en manipulatie | Ja – aard, omvang en verwachte timing moeten worden toegelicht |
| 4. Omzetafgrenzing | Ja – bepaling moment van opbrengstherkenning vereist interpretatie | Ja – altijd materieel, inherent auditrisico | Ja – toelichting op methodiek en prestatieverplichtingen verplicht |
| 5. Leaseclassificatie / verwerking | Ja – beoordelen leasecomponenten en looptijd vereist interpretatie | Ja – volledigheid, juiste verwerking onder RJ 292 / IFRS 16 is risicovol | Ja – uitgebreide disclosures vereist over leaseverplichtingen |
Waarom een position paper essentieel is bij audit voorbereiding
Een position paper is méér dan een interne notitie; het is een instrument om risico’s te beheersen en discussies met de accountant te structureren. Zonder goed uitgewerkte position papers kunnen de volgende knelpunten ontstaan:
- Vertraging in de audit, omdat de accountant extra informatie of analyses opvraagt;
- Onzekerheid in de verslaggeving, met risico op onjuiste of inconsistente verwerking;
- Versnipperde communicatie, doordat meerdere teamleden aan beide kanten betrokken zijn zonder centrale afstemming;
- Onvoldoende onderbouwing bij inschattingen, wat leidt tot correcties of aanvullende werkzaamheden.
Door vroegtijdig een position paper op te stellen:
- Creëert u duidelijkheid vooraf, nog vóórdat het onderwerp een PBC-verzoek wordt;
- Legt u een consistente visie vast die het team houvast geeft;
- Kunt u de accountant gericht meenemen in uw redenering en keuzes;
- Positioneert u zichzelf als professioneel gesprekspartner die regie voert over het dossier.
Hoe stelt u een goede position paper op?
Een goede position paper beantwoordt drie fundamentele vragen: Wat is het probleem? Wat zijn de regels? En hoe passen wij die toe in deze situatie? De opbouw is als volgt:
1. Beschrijf het onderwerp en de aanleiding
Formuleer het onderwerp kort en feitelijk. Wat is er gebeurd of waarom is dit vraagstuk ontstaan?
Voorbeeld: “In december 2025 is een reorganisatie aangekondigd. De vraag is of de criteria voor het vormen van een voorziening per balansdatum zijn vervuld.”
2. Verwijs naar relevante verslaggevingsregels
Baseer uw redenering op de toepasselijke verslaggevingskaders (zoals de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving of IFRS), en geef aan hoe u deze toepast in deze casus.
- Benoem de relevante bepalingen en licht kort toe waarom deze van toepassing zijn;
- Vermijd een juridisch betoog: focus op interpretatie en toepasbaarheid.
Voorbeeld: “Volgens RJ 252.201 mag een voorziening voor reorganisatie alleen worden opgenomen indien op balansdatum een formeel plan is gecommuniceerd.”
3. Toon overwegingen en gemaakte keuzes
Laat zien dat u bewust hebt gekozen. Wat waren de alternatieven? Waarom is deze verwerking volgens u het meest passend?
- Werk met een beslisboom of flowchart als hulpmiddel;
- Benoem onzekerheden en de impact ervan.
4. Gebruik ondersteunend bewijsmateriaal
Voeg bijlagen toe zoals interne beleidsdocumenten, externe adviezen of schattingsberekeningen. Zorg dat deze aansluiten op uw argumentatie.
5. Formuleer een heldere conclusie
Eindig met een samenvatting van uw standpunt en geef aan wat het effect is op de balans en winst- en verliesrekening.
Tip: Voeg een korte tabel toe met “vraagstuk – regelgeving – conclusie”, zodat de accountant direct overzicht heeft.
Wacht niet op een PBC-verzoek
Veel fouten ontstaan omdat een organisatie wacht totdat de accountant om toelichting vraagt. Beter is het om proactief onderwerpen te signaleren en zelf met een position paper te komen. Zo behoudt u controle over de uitleg en voorkomt u ad-hoc werk onder tijdsdruk.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van een position paper bij auditvoorbereiding?
Het doel is om standpunten over complexe verslaggevingskwesties helder te documenteren en te onderbouwen met regels, overwegingen en bewijs. Daarmee voorkomt u discussie of vertraging tijdens de audit.
Moet ik de accountant altijd een position paper aanleveren?
Niet altijd, maar bij elk onderwerp dat afwijkt van het standaardproces of waar interpretatie nodig is, is het verstandig dit te delen. De accountant toetst dan op basis van uw onderbouwing.
Hoe lang moet een position paper zijn?
Tussen de 1 en 3 pagina’s is vaak voldoende, mits het kernachtig en compleet is. Werk eventueel met bijlagen voor audit evidence.
wees proactief en professioneel met een position paper
Een goede position paper is essentieel voor een efficiënte en professionele audit voorbereiding. Het voorkomt onduidelijkheid, versnelt het controleproces en laat zien dat u grip heeft op complexe verslaggevingsvraagstukken.
Wacht niet tot de accountant vragen stelt. Pak onderwerpen met een verhoogd risico proactief op en leg uw keuzes goed vast. Dat is niet alleen prettig voor de accountant, maar vooral voor uzelf en uw team.
Heeft u hulp nodig bij het opstellen of beoordelen van uw position papers? Audit Ready ondersteunt organisaties bij de voorbereiding van audits en het verbeteren van interne verslaggevingsprocessen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek.
