Het jaar afsluitproces en de bijbehorende jaarrekeningcontrole zijn voor veel organisaties een intensieve periode. Vaak ontstaat er in het voorjaar een hoge werkdruk bij het finance team, met stress en last-minute activiteiten als gevolg. Bent u zich bewust dat starten met auditvoorbereidingen in de zomer u juist rust en grip kan geven? In deze blog leert u waarom vroegtijdige voorbereiding essentieel is om in control te zijn van het audit proces en hoe u dat het beste aanpakt. 

Waarom vroeg beginnen met auditvoorbereiding zo belangrijk is 

De praktijk wijst uit dat het uitstellen van auditvoorbereidingen leidt tot een opeenhoping van werk en fouten: 

• Late communicatie accountant: PBC (Prepared by Client) lijsten en risicodossiers worden vaak te laat ontvangen. 

• Risico’s worden te laat besproken: Problemen in processen of cijfers komen pas vlak voor de audit of zelfs op het eind van de audit aan het licht, met extra kosten tot gevolg. 

• Werkdruk piekt in voorjaar: Finance teams ervaren dan vaak stress door te veel werk in korte tijd. 

• Onzekerheid over cijfers: Door de afstand in tijd vergeet u hoe transacties tot stand kwamen, wat vragen van accountants oplevert. 

Een goede voorbereiding verspreidt het werk over het jaar, voorkomt verrassingen en bevordert een efficiënte jaarrekeningcontrole. 

Hoe begint u efficiënt in control te komen van het audit proces? 

1. Waarom juist de zomer? Start met de basis: het vorige jaar 

De zomer is niet alleen rustig qua operationele drukte — het is hét moment om inhoudelijk terug te kijken en vooruit te plannen. Gebruik deze periode om écht in control te komen van het auditproces. Begin met: 

• Evaluatie van de vorige audit: Welke controleverschillen werden genoteerd? Wat waren de bevindingen van de accountant? Leg vast welke verbeteracties zijn genomen. 

• Controleer de aansluiting van de beginbalans: Zorg dat de openingsbalans van het nieuwe boekjaar exact aansluit op de gecontroleerde eindbalans van vorig jaar — inclusief journaalposten uit de controle (zoals correcties op voorzieningen of waarderingen). 

• Beheers controleverschillen proactief: Als u weet waar vorig jaar verschillen zaten, kunt u deze posten nu actief monitoren — denk aan intercompany posities, btw-afstemmingen, of onzekerheden in omzetverantwoording. 

• Maak een eigen auditdossier: Wacht niet op de PBC-lijst van de accountant, maar stel zelf al een basisset samen met specificaties, toelichtingen en reconciliaties. Zo houdt u de regie en voorkomt u last-minute stress. 

• Bepaal focuspunten en risicoposten: Wat zijn de dossiers die structureel vragen oproepen (bijvoorbeeld onderhanden projecten, leaseverplichtingen of waarderingen)? Bereid daar documentatie en interne uitleg voor, ruim voordat de accountant komt. 

Praktische tip: maak een Excel-overzicht met de controlevragen van vorig jaar, en vink per onderwerp af of u dit jaar al betere onderbouwing beschikbaar heeft. 

2. Voorbereiding op interim controle 

De interimcontrole is hét moment waarop de accountant zijn eerste indruk vormt van uw processen, beheersing en de staat van uw administratie. Hoe beter u dit voorbereidt, hoe soepeler het jaareinde zal verlopen. 

Gebruik de zomer om een aantal essentiële onderdelen al op orde te brengen: 

AO/IB beschrijvingen en procesflowcharts 

Een belangrijk onderdeel van de interimcontrole is het verkrijgen van inzicht in uw administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Begin met: 

• Het opstellen of actualiseren van AO/IB-beschrijvingen van belangrijke processen zoals inkoop, verkoop, grootboekbeheer, voorraden, salarissen en investeringen. 

• Het maken van visuele flowcharts van deze processen: wie doet wat, wanneer, met welke controles? Hiermee krijgt ook uw accountant direct grip op uw procesinrichting. 

• Benoem per proces de key controls: welke beheersmaatregelen zorgen ervoor dat fouten of fraude worden voorkomen of tijdig gedetecteerd? 

Documenteer controlepunten en procesverbeteringen 

• Voeg bij de AO/IB ook een interne controlematrix toe, waarin u per processtap het risico, de beheersmaatregel en de verantwoordelijke documenteert. 

• Heeft u naar aanleiding van de vorige controle procesaanpassingen gedaan? Laat dan zien hoe u deze hebt geïmplementeerd en gemonitord. 

Hard close: simulate your audit 

Overweeg een hard close in augustus of september: een tussentijdse afsluiting van uw administratie alsof het jaarafsluiting is. Dit helpt u om: 

• Afstemmingen en specificaties alvast gereed te maken (zoals openstaande posten, btw-afdrachten, accruals). 

• Te ontdekken waar de administratie nog hiaten of fouten bevat, zodat u die vóór het jaareinde kunt oplossen. 

• Uw team te trainen op audit-ready werken. 

Een hard close maakt uw organisatie voorspelbaar voor de accountant en toont aan dat u in control bent — wat direct impact heeft op het vertrouwen en de efficiëntie van de controle. 

Leg uw interimdossier vast 

Stel een interim auditdossier samen met o.a.: 

• AO/IB-documentatie en flowcharts 

• Specificaties van grote posten (zoals voorzieningen of onderhanden werk) 

• Interne analyses en aansluitingen 

• Een toelichting op eventuele bijzonderheden in het boekjaar tot nu toe (zoals fusies, systeemwijzigingen, incidenten) 

3. Werk aan het permanente dossier 

Het permanente dossier bevat documenten die zelden veranderen, zoals statuten, contracten en beleid. Maak dit dossier audit-ready, zodat het in het voorjaar niet voor vertraging zorgt. 

Wat levert het u concreet op? 

• Minder piekdrukte: Door spreiding van werkzaamheden voorkomt u burn-out en fouten. 

• Beter overzicht: U kent de belangrijkste risico’s en kunt die tijdig aanpakken. 

• Lagere auditkosten: Minder extra werk (meerwerknota’s) omdat alles al klaarstaat. 

• Rust in uw team: Geen last-minute stress, iedereen weet wat te doen. 

Een onderzoek onder financiële teams toonde aan dat organisaties die al in het derde kwartaal starten met voorbereiden, hun audit met 32% minder uren kunnen afronden. 

Veelgestelde vragen 

Heeft het echt zin om in de zomer te beginnen met de auditvoorbereidingen? 

Ja, het voorkomt werkdrukpieken en zorgt voor meer grip op het proces, wat leidt tot een efficiëntere jaarrekeningcontrole. 

Wat betekent ‘in control van het audit proces’ precies? 

Dat u tijdig weet welke informatie nodig is, risico’s in kaart heeft gebracht en documenten klaarstaan voor de accountant. 

Wat als mijn accountant pas laat de PBC-lijst aanlevert? 

Start zelf alvast met een interne voorbereiding en bespreek vroegtijdig de planning met uw accountant om verrassingen te voorkomen. 

Conclusie 

Beginnen met auditvoorbereidingen in de zomer is een slimme stap richting een efficiënte jaarrekeningcontrole. Door het werk te spreiden, verhoogt u de kwaliteit van uw financiële processen, voorkomt u onnodige stress en kosten, en bent u écht in control van het audit proces. Wilt u extra ondersteuning? Audit Ready helpt u graag bij het opzetten van een gestructureerde en succesvolle auditvoorbereiding. Neem hier contact op voor een advies gesprek en zet je eerste stap richting een efficiënt proces