Een goede voorbereiding op de jaarrekeningcontrole begint met één essentieel document: de PBC lijst. Maar wat is precies de PBC lijst betekenis? En wie is verantwoordelijk voor een volledige en correcte lijst op te leveren stukken? 

De PBC lijst (Prepared By Client-lijst) vormt de basis van een effectief audit readiness process. Het is de verzameling PBC items die nodig zijn om de jaarrekeningcontrole efficiënt en zonder vertraging te laten verlopen. In deze blog leest u wie eigenaar is van de PBC lijst, hoe deze zich verhoudt tot het auditproces en hoe u als organisatie écht audit ready wordt. 

Waarom is de kwaliteit van de PBC lijst zo belangrijk? 

De kwaliteit van de PBC lijst bepaalt hoe soepel het controleproces verloopt. Een PBC audit met volledige en duidelijke lijst: 

• verbetert de planning van zowel uw eigen team als dat van de accountant; 

• minimaliseert het aantal aanvullende vragen tijdens de jaarrekeningcontrole; 

• voorkomt dubbel werk en onnodige kosten. 

Een slechte of incomplete PBC lijst leidt vrijwel altijd tot inefficiënties. Wanneer juniors in het auditteam hun werk niet kunnen afmaken door ontbrekende stukken, moeten duurdere seniors of managers achteraf herstellen. De kwaliteit van uw lijst is dus direct gekoppeld aan de kosten én de doorlooptijd van de audit. 

Wanneer moet de PBC lijst beschikbaar zijn? 

Het meest voorkomende probleem bij audits is te late aanlevering van de lijst op te leveren stukken. Veel organisaties onderschatten hoeveel impact dit heeft op de tijd en capaciteit van de accountant. 

Ons advies voor een professioneel “audit readiness process”: 
Verzoek uw accountant al om de eerste versie van uw PBC lijst accountant in september. 

Dit zorgt ervoor dat uw team, uw accountant en het auditplanningsteam voldoende tijd hebben om interne processen, balansdossier en onderbouwingen af te stemmen. Door vroeg te starten, voorkomt u een piekbelasting vlak voor de jaarrekeningcontrole. 

Wie is de eigenaar van de PBC lijst? 

De verantwoordelijkheid ligt bij u als organisatie voor het aanleveren van correcte en volledige informatie van de PBC lijst. De accountant is verantwoordelijk voor het proces: het opstellen, structureren en bewaken van deze lijst. U beide hebben er het meest baat bij als deze PBC lijst duidelijk en volledig is opgesteld. Samenwerking en duidelijke afspraken over eigenaarschap en planning zijn cruciaal om efficiëntie te waarborgen in het bredere audit readiness process. 

Een volledig en gestructureerd balansdossier, gecombineerd met duidelijke communicatie, zorgt ervoor dat beide partijen efficiënt kunnen samenwerken. Daarmee ontstaat niet alleen een soepele audit, maar ook een duurzaam werkproces richting toekomstige jaren. 

Veelvoorkomende pijnpunten en oplossingen

Desondanks de PBC cruciaal is voor een goede samenwerking, wordt helaas de PBC niet altijd goed bijgewerkt / opgesteld door de accountant. Wat kunt u hier aan doen: 

1. De PBC portal is niet volledig → Bekijk per balanspost welke onderbouwingen verplicht zijn en vraag de accountant om alle ontbrekende verzoeken toe te voegen. 

2. Verouderde PBC items blijven openstaan → Vraag om verouderde verzoeken te verwijderen, zodat uw lijst actueel en werkbaar blijft. 

3. Onduidelijke verzoeken of uitleg → Vraag per verzoek expliciet: wat wordt er verwacht? Koppel vaste formats en werkboeken om herhaling en miscommunicatie te voorkomen. 

4. Aanlevering is te laat of ongeorganiseerd → Plan intern twee weken vóór de auditdeadline een complete oplevering van het balansdossier. 
Zo bent u daadwerkelijk audit ready. 

Veel gestelde vragen 

Wat is de PBC lijst betekenis? 

De PBC lijst is de verzameling documenten, analyses en onderbouwingen die u aanlevert aan de accountant als onderdeel van de jaarrekeningcontrole. 

Wanneer moet de PBC lijst klaar zijn? 

Idealiter al in september, zodat deze goed geïntegreerd kan worden in het audit readiness process. 

Wie is eigenaar van de PBC lijst? 

U bent eigenaar van de inhoud, de accountant van het proces. Alleen door samenwerking wordt u audit ready. 

In conclusie 

De PBC lijst is een essentieel onderdeel van elk audit readiness process. De kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van deze lijst bepalen hoe efficiënt de jaarrekeningcontrole verloopt. Door vroeg te starten, duidelijke afspraken te maken en aandacht te hebben voor volledigheid van alle PBC items, voorkomt u vertragingen en onnodige kosten. 

Wilt u uw organisatie écht audit ready maken of zoekt u praktische audit oplossingen? 
Audit Ready ondersteunt u graag bij het optimaliseren, automatiseren en professionaliseren van uw volledige PBC-proces en balansdossier. Neem hier contact op