De PBC lijst is onmisbaar bij de voorbereiding van een financiële audit. Maar wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor deze lijst? En wanneer moet de lijst beschikbaar zijn om het auditproces soepel te laten verlopen? In deze blog leert u het belang van de kwaliteit van de PBC lijst, wie het eigenaarschap heeft én waarom tijdigheid cruciaal is voor een efficiënte jaarrekening controle. 

Waarom is de kwaliteit van de PBC lijst zo belangrijk? 

• Een goede PBC lijst voorkomt onnodige vertragingen. 

• Het voorkomt last-minute vragen en onduidelijkheden tijdens de audit. 

• Het zorgt voor een betere planning en minder druk achteraf. 

• Het voorkomt dubbele inspanningen van uw team en die van de accountant. 

Een slechte PBC leidt altijd tot een (onterechte) meerwerkdiscussie. Als de juniors niet meer beschikbaar zijn op het team en achteraf niet efficiënt gewerkt hebben, dan moeten de ervaren (duurdere) staff / managers de gaten dicht lopen. Dit is een dubbele inefficientie: de uren van de juniors zijn niet effectief, de nieuwe uren zijn een stuk duurder. 

Wanneer moet de PBC lijst beschikbaar zijn? 

Een van de grootste valkuilen is het te laat beschikbaar zijn van de PBC lijst en de bijbehorende documenten. Idealiter is de lijst inclusief eerste aanlevering van de meeste documenten beschikbaar ruim voor de start van de controleperiode. 

Advies: 

• Zorg dat de 1^e draft PBC lijst in september beschikbaar is voor het jaareinde traject en dat deze gedetailleerd besproken wordt voordat er commitment afgegeven wordt op de inhoud.  

Tijdige beschikbaarheid voorkomt een opeenstapeling van openstaande vragen en last-minute drukte, wat de kwaliteit van de audit negatief beïnvloedt. 

Wie is de eigenaar van de PBC lijst? 

De verantwoordelijkheid ligt bij u als organisatie voor het aanleveren van correcte en volledige informatie. Echter is volledig lastig als de accountant niet alles opgenomen heeft op de PBC lijst. De accountant stelt de lijst op en begeleidt het proces. U heeft er het meest baat bij als deze PBC lijst duidelijk en volledig is opgesteld. 

Samenwerking en duidelijke afspraken over eigenaarschap en planning zijn cruciaal om efficiëntie te waarborgen. 

Veelvoorkomende pijnpunten en oplossingen 

Desondanks de PBC cruciaal is voor een goede samenwerking, wordt helaas de PBC niet altijd goed bijgewerkt / opgesteld door de accountant. Wat kunt u hier aan doen: 

• Portal is niet volledig → Begrijp zelf per balanspost / noot in de jaarrekening wat gedaan moet worden en vraag de accountant om de PBC bij te werken met alle verzoeken 

• Portal verzoeken zijn verouderd → Verzoek dat verouderde punten verwijdert worden 

• Onduidelijke communicatie → Vraag om toelichting en bevestig verwachtingen over de inhoud per punt. Koppel verzoeken wanneer mogelijk aan een werkboek ipv losse verzoeken. 

• Onvoldoende tijd voor aanlevering → Plan ruim van tevoren en zorg er voor dat twee weken voor de audit deadline, u zelf al de aanlevering op orde heeft 

Veelgestelde vragen 

Wanneer moet ik de PBC lijst beschikbaar hebben? 

Idealiter in september, zodat uw team voldoende tijd heeft voor het doornemen van de lijst en het inplannen van de voorbereiding. 

Wie is eigenaar van de PBC lijst? 

U bent verantwoordelijk voor de inhoud, de accountant voor het proces. Goede samenwerking is essentieel. 

In conclusie 

De kwaliteit én tijdigheid van de PBC lijst bepalen het succes van uw audit. Neem eigenaarschap, plan ruim van tevoren en zorg voor heldere communicatie met uw accountant. Zo voorkomt u vertragingen en vergroot u de efficiëntie van het controle proces. 

Heeft u hulp nodig met het opstellen of optimaliseren van uw PBC lijst? Neem hier contact met ons op, AuditReady ondersteunt u graag.