Een goed begin is het halve werk. In de auditpraktijk zien wij echter het tegenovergestelde: een slecht begin resulteert vrijwel altijd in meerwerk. Heeft u aan het begin van het jaar nog geen PBC-lijst ontvangen van uw accountant, dan is de kans groot dat de audit niet soepel zal verlopen.

Een veelgehoorde gedachte is: “Dat komt later wel, zij hebben het nu druk.” In de praktijk zien wij dat juist deze afwachtende houding leidt tot een slechte auditvoorbereiding. Zonder PBC en zonder duidelijke auditplanning loopt u structureel achter de feiten aan. U kunt niet plannen, geen belangrijke risico’s vooraf bespreken en onvoldoende afstemmen met uw organisatie. Het gevolg is dat u gedurende de controle continu wordt verrast door auditverzoeken.

In deze blog leggen wij uit waarom dit gebeurt, welke risico’s dit met zich meebrengt en waarom juist aan het begin van het jaar actie nodig is.

Geen PBC aan het begin van het jaar: waarom dit een alarmsignaal is

Veel accountantskantoren starten het jaar met een volle agenda. Jaarafsluitingen, nieuwe klanten, strengere regelgeving en personeelstekorten zorgen ervoor dat PBC-lijsten vaak pas laat worden verstuurd.

Dat lijkt misschien logisch, maar het effect ligt grotendeels bij u als controleklant. Zolang u geen PBC heeft:

• Weet u niet welke informatie nodig is
• Kunt u geen interne auditplanning maken
• Is het onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is
• Ontbreekt een gezamenlijk startpunt met de accountant

Dit is vaak het begin van een slechte auditvoorbereiding, zonder dat dit direct zichtbaar is.

Hoe een slechte auditvoorbereiding u continu achter de feiten aan laat lopen

Wat gebeurt er als u start zonder PBC en planning?
De audit komt niet gepland op gang, maar druppelsgewijs.

In de praktijk zien wij dan:

• De PBC van vorig jaar wordt één-op-één doorgerold
• Auditvragen komen onverwacht binnen
• Deadlines worden tussentijds bepaald
• Veel communicatie verloopt versnipperd via e-mail
• Documentatie moet “even tussendoor” worden aangeleverd
• Interne prioriteiten worden steeds opnieuw verstoord

U bent niet meer aan het sturen, maar aan het reageren. De accountant bepaalt uw agenda, niet andersom.

Geen planning = geen afstemming met uw organisatie

Zonder PBC kunt u geen realistische auditplanning opstellen. Dat betekent ook dat u intern niet efficiënt kunt afstemmen.

Denk aan:

• Beschikbaarheid van finance, IT of HR
• Afstemming met maand- en kwartaalafsluitingen
• Vakanties en piekperiodes
• Managementmomenten voor review en besluitvorming

Volgens ISA 300 (Planning van de controle) is afstemming tussen accountant en organisatie essentieel voor een effectieve controle. Zonder voorbereiding wordt die afstemming vrijwel onmogelijk.

De accountant heeft het druk en u betaalt de prijs

Dat accountants het druk hebben aan het begin van het jaar is begrijpelijk. De structurele uitdagingen binnen audit firms nemen toe: personeelstekorten, hogere werkdruk per audit en steeds complexere wet- en regelgeving.

Van druk bij de accountant naar meerwerk bij u als controleklant

De onderstaande visual laat zien hoe deze uitdagingen zich vertalen naar de praktijk. Wat begint bij beperkte capaciteit en onvoldoende tijd voor planning, komt uiteindelijk terecht bij u als organisatie.

Uitdagingen bij audit firms in 2025 en de gevolgen voor auditvoorbereiding, PBC-kwaliteit en meerwerk bij controleklanten.

Voor de controleklant betekent dit concreet:

• Een PBC die te laat en niet volledig wordt ontvangen
• Een overload aan e-mails met inefficiënte auditvragen
• Bottlenecks binnen het finance team
• Het verschuiven van de aftekendatum zonder echte invloed
• Discussies over meerwerk en extra kosten achteraf

Dit patroon zien wij structureel terug bij organisaties die zonder duidelijke auditvoorbereiding starten.

U wordt geleefd door de audit in plaats van andersom

Een goede auditvoorbereiding geeft rust, overzicht en voorspelbaarheid. Het ontbreken daarvan doet precies het tegenovergestelde.

Veelgehoorde reacties zijn:

• “We zijn continu brandjes aan het blussen”
• “Het voelt alsof de audit nooit stopt”
• “Elke week komt er weer iets nieuws bij”

In plaats van een gecontroleerd proces wordt de audit een doorlopende stroom van ad-hoc verzoeken die uw dagelijkse bedrijfsvoering verstoort.

De financiële impact van achter de feiten aan lopen

In de praktijk zien wij dat organisaties die zonder vaste auditvoorbereiding starten, circa 25% meer interne tijd besteden aan auditondersteuning dan organisaties met een duidelijke PBC en planning.

Dit extra werk bestaat onder andere uit:

• Herhaald aanleveren van informatie
• Opnieuw uitleggen van processen
• Laat herstellen van fouten
• Extra overlegmomenten

Dit is een direct gevolg van een slechte auditvoorbereiding aan het begin van het jaar.

Wat kunt u doen als u nog geen PBC heeft ontvangen?

Wachten is geen strategie. Ook zonder PBC kunt u regie nemen over uw auditvoorbereiding.

Praktische acties:

• Breng uw kernprocessen en documentatie zelf in kaart
• Stel een voorlopige interne auditplanning op
• Benoem per onderwerp een verantwoordelijke
• Leg vast wat vorig jaar is opgevraagd en aangepast
• Werk toe naar een goed gedocumenteerde afsluiting met duidelijke onderbouwing
• Ga proactief in gesprek met uw accountant over timing en verwachtingen

Auditvoorbereiding begint niet bij de accountant, maar bij uzelf.

Waarom juist het begin van het jaar beslissend is

De keuzes die u in januari en februari maakt, bepalen het verloop van de rest van het auditjaar. Een slechte auditvoorbereiding werkt door in:

• Hogere werkdruk later in het jaar
• Minder voorspelbare audits
• Meer bevindingen en herstelwerk
• Minder grip op kosten en planning

Wie nu geen structuur aanbrengt, loopt de rest van het jaar achter de feiten aan.

Veelgestelde vragen

Wat als mijn accountant de PBC nog niet heeft gestuurd?
Dan is het verstandig om zelf alvast te starten met auditvoorbereiding. Wachten zorgt vrijwel altijd voor achterstand.

Waarom leidt geen PBC tot slechte auditvoorbereiding?
Zonder PBC ontbreekt overzicht en structuur. Hierdoor ontstaan ad-hoc vragen, dubbele werkzaamheden en planningsproblemen.

Kan ik auditvoorbereiding los zien van de accountant?
Ja. Een goede auditvoorbereiding is een intern proces. De accountant sluit daarop aan, niet andersom.

In conclusie

Geen PBC ontvangen aan het begin van het jaar lijkt onschuldig, maar is vaak het startpunt van een slechte auditvoorbereiding. U kunt niet plannen, niet afstemmen en wordt gedurende het jaar geleefd door auditverzoeken.

Door vroegtijdig structuur aan te brengen in uw auditvoorbereiding, houdt u regie over tijd, kosten en capaciteit. Audit Ready ondersteunt organisaties bij het aanbrengen van structuur in auditvoorbereiding, zodat u weer grip krijgt op het proces vanaf het begin van het jaar. Neem nu contact met ons op en wordt Audit Ready.