Waarom u het liefst alle correcties voorkomt tijdens de auditvoorbereiding

Kleine correcties, grote gevolgen: zo voorkomt u ze met een goede audit voorbereiding

Een presentatiecorrectie hier, een aansluitverschil daar—het lijkt onschuldig. Toch kunnen ogenschijnlijk kleine fouten tijdens de audit leiden tot verlies van vertrouwen, tijdverlies en zelfs imagoschade. Zeker als het om posten gaat die u als organisatie zélf had kunnen voorkomen.

Audit Ready ziet dagelijks hoe correcties op beginbalansen, negatieve debiteuren of niet-verwerkte journaalposten uitgroeien tot vertragingen en frustraties. Daarom is het voorkomen van correcties een van de krachtigste stappen richting 100% voorbereid op audit zijn. In deze blog leest u waarom dat zo belangrijk is, waar het vaak misgaat, en hoe u correcties vóór kunt zijn.

Wat voor verschillen zijn er?

Tijdens een audit kunnen er verschillende soorten correcties naar voren komen. Niet elke correctie heeft dezelfde impact op de jaarrekening. Grofweg maken we onderscheid tussen:

1. Feitelijke correcties (fouten in bedragen of verwerkingen)

Dit zijn correcties waarbij een post inhoudelijk onjuist is verwerkt. Denk aan:

Een vergeten journaalpost (bijv. afschrijving, voorziening);

Een foutieve waardering (bijv. activa te hoog opgenomen);

Verkeerde boekingsperiode (bijv. kosten van januari geboekt in december);

Omzet verkeerd verantwoord (bijv. geen juiste eigendomsoverdracht).

Voorbeeld: Een voorraadverschil van €200.000 omdat de verkeerde prijs gehanteerd is bij de waardering van de voorraad → feitelijke correctie.

2. Presentatiecorrecties (verduidelijking of hergroepering)

Bij presentatiecorrecties zijn de bedragen inhoudelijk juist, maar is de weergave in de jaarrekening niet conform verslaggevingsregels of onvoldoende duidelijk. Denk aan:

Een post die op de verkeerde regel van de balans of winst-en-verliesrekening staat;

Samengenomen posten die uitgesplitst moeten worden (bijv. personeelskosten versus inhuur derden);

Onvolledige of incorrecte toelichting;

Niet alle vereiste toelichtingsonderdelen zijn opgenomen (bijv. bij leasing of voorzieningen).

Deze correcties wijzigen de kerncijfers niet, maar zijn nodig om de jaarrekening in lijn te brengen met RJ of IFRS, en om een getrouw beeld te geven.

Voorbeeld: De post “overige schulden” bevat €100.000 aan ontvangen vooruitbetalingen, die volgens RJ apart vermeld moeten worden → presentatiecorrectie.

Waarom is dit onderscheid belangrijk?

Feitelijke correcties zijn voor de accountant het zwaarst wegend. Ze hebben impact op het oordeel, moeten in de management letter of controleverklaring worden vermeld (indien materieel), en zijn vaak signaal van een dieper liggend procesprobleem.

Presentatiecorrecties lijken onschuldig, maar bij veelvuldig voorkomen wijzen ze op een gebrek aan kennis van verslaggevingsregels of onvoldoende aandacht voor jaarrekeningkwaliteit.

Een jaarrekening met meerdere presentatiecorrecties, ook zonder materiële fouten, kan alsnog imagoschade opleveren en aanleiding zijn voor aanvullende controlewerkzaamheden.

Waarom u alle correcties vóór wilt zijn

Correcties zijn niet alleen administratief werk. Ze verstoren het vertrouwen en de voortgang van de audit. Dit zijn de belangrijkste gevolgen:

Verlies van geloofwaardigheid
Als eenvoudige aansluitingen (zoals de beginbalans of liquide middelen) al niet aansluiten, ontstaat direct twijfel bij de accountant over de rest van het dossier. Immers als men zelf al niet ziet dat het bankafschrift niet aansluit met het grootboek, dat zal er dan nog meer niet kloppen? Deze houding zorgt voor onnodig veel vragen tijdens de controle van andere balansposten.

Verlies van tijd
Elk verschil wat tijdens de audit naar voren komt of deze wel of niet gecorrigeerd moet worden, moet door de accountant worden beoordeeld, herleid naar onderliggende stukken en vastgelegd in het controledossier. Daarbij zijn vaak meerdere teamleden betrokken: een junior die het verschil signaleert, een senior die het analyseert, en een manager die het moet goedkeuren en verwerken in de rapportage.

Interne reputatie. Als u laat zien dat zelfs de kleine posten goed op orde zijn, geeft u binnen uw organisatie het signaal af dat kwaliteit en zorgvuldigheid voorop staan. U laat daarmee niet alleen richting de accountant, maar ook richting CFO, directie of toezichthouders zien dat u grip heeft op de cijfers en de controle serieus neemt.

Imagoschade bij stakeholders
Als er veel correcties worden gemaakt, ontstaat het beeld dat de financiële administratie niet op orde is.

Afleiden van echte risico’s
Door tijd te verliezen aan laaghangend fruit, verschuift de aandacht van complexere auditrisico’s die écht aandacht verdienen.

Wist u dat een post zonder aansluitverschillen of controleverschillen gemiddeld 60% sneller afgewikkeld wordt (first time right).

Wat zijn veelvoorkomende oorzaken van correcties?

1. Verschillen tussen administratie en vorig jaardossier

Soms is de administratie aangepast na het sluiten van het auditdossier, bijvoorbeeld bij correcties uit de management letter. Als deze niet zijn verwerkt in het nieuwe boekjaar, leidt dit tot discussie en correcties.

2. Operationele stromen houden geen rekening met afgrenzing

Het hele jaar door heeft uw organisatie transacties. Deze operationele processen houden geen rekening met een eindstand met specifieke jaarrekeningregels. Dit is onderdeel van het afsluitproces waarbij men bewust moet zijn van de verschillen tussen een subledger output en een presentatie in de jaarrekening.

3. Posten die geen eigenaar hebben

Wanneer niemand verantwoordelijk is voor het oplossen of afstemmen van een balanspost, blijven openstaande posten onnodig bestaan tot de accountant ze signaleert.

Hoe bent u 100% voorbereid op audit en voorkomt u correcties?

De oplossing zit in structuur, eigenaarschap en timing. Audit Ready adviseert de volgende aanpak:

1. Start met een correcte beginbalans

Zorg dat alle correcties uit het vorige jaar zijn verwerkt in het nieuwe boekjaar;

Stem uw administratie af met de definitieve jaarrekening;

2. Voer een pre-close review uit

Voer een eigen pre audit uit op posten met risico op correcties, zoals:

Overlopende posten;

Tussenrekeningen;

Voorzieningen en accruals;

Waardering van activa.

Gebruik hiervoor een werkboek per balansrubriek.

3. Voorkom herhaling: documenteer én evalueer

Analyseer de correcties van vorig jaar:

Waarom moesten die worden geboekt?

Hoe voorkomt u dit in de volgende afsluiting?

Wat kunt u structureel anders inrichten?

Een organisatie die in 2023 nog 28 correcties had, reduceerde dit aantal tot slechts 3 na het implementeren van een pre-close proces met Audit Ready.

4. Wijs dossier-eigenaren aan

Elke balanspost of toelichting moet een eigenaar hebben, verantwoordelijk voor:

De aansluiting op het vorige jaar;

De volledigheid en juistheid van het werkdossier;

De toelichting bij vragen van de accountant.

Hoe weet u of u risico loopt op correcties?

Stel uzelf de volgende vragen:

Is de administratie afgestemd op de afgetekende jaarrekening van vorig jaar?

Zijn alle correcties uit de vorige audit verwerkt én gedocumenteerd?

Zijn controleverschillen uit voorgaande jaren nog steeds aanwezig?

Weet u wie binnen het team verantwoordelijk is voor welke post?

Als u één of meer van deze vragen met “nee” beantwoordt, is het risico op correcties aanwezig.

Veelgestelde vragen

Waarom is het belangrijk om presentatie controleverschillen te voorkomen?

Omdat ze leiden tot extra werk, verlies van vertrouwen bij de accountant en vertraging van het auditproces. Kleine fouten geven vaak een verkeerd signaal over de kwaliteit van de rest.

Moet ik correcties altijd doorvoeren?

Niet per se – materiële overwegingen spelen mee. Maar zelfs als een correctie niet in de jaarrekening hoeft, moet deze tóch vaak intern worden beoordeeld en gedocumenteerd.

Hoe blijf ik 100% voorbereid op audit?

Door het auditdossier zélf al kritisch door te lichten voordat de accountant begint. Gebruik een pre-close checklist, werk met dossier-eigenaren en zorg voor afstemming van cijfers en toelichtingen.

Correcte voorbereiding voorkomt correcties

Correcties kosten tijd, vertrouwen en energie. Vaak zijn ze eenvoudig te voorkomen met een goede voorbereiding. Door de administratie op orde te hebben vóórdat de accountant begint, bent u niet alleen sneller klaar, maar ook sterker in controle.

Kortom: 100% voorbereid op audit betekent ook 100% grip op uw cijfers – van de eerste tot de laatste post.

Wilt u weten waar uw organisatie correcties had kunnen voorkomen of hoe u het pre-close proces beter inricht? Neem dan contact op met Audit Ready. Wij helpen u graag vooruit.