Waarom u controle facturen met meerwerk vaak ziet en hoe u dit voorkomt
Bij veel organisaties zorgt de jaarrekening controle voor onverwachte discussies over meerwerk. “Waarom komt er opeens een extra factuur van de accountant?” of “Had dit niet voorkomen kunnen worden?” Het korte antwoord is: vaak wel. Meerwerk ontstaat zelden uit het niets. Het is meestal een gevolg van gebrekkige communicatie, onvoldoende voorbereiding of onduidelijkheid over verwachtingen.
In deze blog leggen we uit wanneer accountants meerwerk mogen factureren, waarom dat regelmatig voorkomt én vooral: hoe u het voorkomt. U krijgt praktische tips waarmee u tijd en geld bespaart en uw samenwerking met de accountant versterkt.
Wat is meerwerk bij een accountantscontrole?
Meerwerk betekent werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen. Denk aan:
- Het handmatig corrigeren van onvolledige administraties
- Extra controle-inspanningen vanwege ontbrekende onderbouwing
- Tijdverlies door gebrekkige communicatie of late aanlevering
De accountant mag meerwerk alleen factureren als dit redelijk en transparant is. Volgens de VGBA (Verordening gedrags- en beroepsregels accountants) moet een accountant helder communiceren over de aard en omvang van de opdracht. Meerwerk moet tijdig besproken worden, met toelichting op de oorzaak en impact.
Waarom ontstaat meerwerk tijdens een jaarrekening controle?
Meerwerk ontstaat niet zomaar. In veel gevallen komt het door één van de volgende oorzaken:
1. Slechte communicatie
- Uiterste aanleverdata worden niet gehaald of verkeerd geïnterpreteerd
- Verwachtingen over wat aangeleverd moet worden zijn niet audit ready
- Er is geen aanspreekpunt of vast coördinator bij de klantzijde
Maar ook aan de zijde van de accountant gaat het soms mis. Denk aan:
- Onduidelijke of wisselende verzoeken vanuit het controleteam
- Onvoldoende voorbereiding op specifieke bedrijfssituaties
- Late of inconsistente terugkoppeling over bevindingen
Tip: Vraag bij aanvang van het controleproces om een concreet werkprogramma, met duidelijk gedefinieerde deliverables en contactmomenten. Transparantie van beide kanten voorkomt onnodig werk.
2. Interne beheersing niet op orde
Een gebrekkige administratie leidt tot onduidelijkheden die de accountant moet onderzoeken:
- Geen duidelijke AO/IB-documentatie (administratieve organisatie & interne beheersing)
- Handmatige journaalposten zonder autorisatie
- Onlogische saldi die niet zijn toegelicht
Een goede interne beheersing voorkomt dat de accountant alles zelf moet reconstrueren. Volgens artikel 2:393 lid 4 BW moet de administratie zodanig zijn ingericht dat een controle mogelijk is – een vereiste, geen keuze.
3. Ongebruikelijke of complexe transacties zonder onderbouwing
Denk aan:
- Overnames of herstructureringen
- Grote waarderingsvraagstukken (bijvoorbeeld goodwill of vastgoed)
- Transacties met verbonden partijen
- Onduidelijke uitwerking risico dossiers zoals bijvoorbeeld de going concern of impairment analyse
Als deze niet goed zijn vastgelegd of onderbouwd, moet de accountant extra werk verrichten om risico’s te mitigeren. Dat kost tijd én geld.
Hoe voorkomt u meerwerk tijdens de jaarrekening controle?
Door een goede voorbereiding bespaart u tijd én kosten. Hieronder praktische adviezen om controle-meerwerk te vermijden:
- Stel een pre-audit checklist op
Maak vooraf inzichtelijk welke stukken nodig zijn (denk aan balansspecificaties, contracten, reconciliaties).
- Communiceer proactief en duidelijk
Stel een contactpersoon aan die tijdig vragen beantwoordt. Leg interne deadlines vast vóór de planning van de accountant.
- Verbeter uw dossieropbouw
Gebruik een mappenstructuur waarin alle documenten logisch zijn terug te vinden. Kies bij voorkeur een structuur die aansluit bij de inrichting van de jaarrekening (01 is IMVA, 02 is MVA, enz.).
- Documenteer bijzonderheden en schattingen
Licht transacties met risico’s toe in een memo. Geef onderbouwing van gemaakte inschattingen, zoals voorzieningen of waarderingen met bronnen van externen wanneer dit beschikbaar is.
- Voer een hard close uit
Sluit de administratie al in september/oktober gedeeltelijk af en laat deze alvast controleren. Dit verkort het werk in de drukke auditfase aanzienlijk.
- Benoem tekortkomingen bij de accountant tijdig
Merkt u dat afspraken niet worden nagekomen of dat verzoeken onduidelijk zijn? Geef dit constructief aan. Ook de accountant is gehouden aan professionele gedragsregels. Heldere communicatie voorkomt frustratie én extra werk aan beide kanten.
Hoe zit het met de wetgeving rond meerwerk?
De belangrijkste juridische haakjes rond meerwerk zijn:
- Burgerlijk Wetboek 2:393 lid 4: administratie moet controleerbaar zijn
- VGBA: de accountant moet professioneel handelen, inclusief goede communicatie over opdrachtuitbreiding
- Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS): o.a. Standaard 210 vereist dat afspraken over reikwijdte en verwachtingen schriftelijk worden vastgelegd
Als u uw administratie onvoldoende op orde heeft, kan de accountant volgens deze richtlijnen terecht aanvullend werk uitvoeren én factureren.
Een voorbeeld uit de praktijk
Bij een grote dienstverlener ontstond tijdens de controle een discussie over de impairment analyse. De onderliggende calculaties omtrent forecast en uitgangspunten bleken niet consistent of traceerbaar te zijn en de accountant moest zelf experts op het team inschakelen om de impairment analyse te controleren. Gevolg: € 19.200 aan extra auditkosten, op alleen dit onderdeel. Dit had voorkomen kunnen worden door tijdige afstemming en een duidelijke onderbouwing van de waardering.
Veelgestelde vragen
Mag een accountant zomaar meerwerk factureren?
Nee. Meerwerk mag alleen worden gefactureerd als het redelijk is en vooraf besproken wordt. Transparantie en communicatie zijn hierbij verplichtingen vanuit de beroepsregels.
Hoe weet ik of mijn organisatie risico loopt op meerwerk?
Let op signalen zoals late oplevering, openstaande vragen van vorige controles of complexe transacties. Hoe minder voorbereid u bent, hoe groter het risico.
Is een hard close echt nodig?
Niet verplicht, maar zeer aan te raden. Een hard close in december geeft inzicht in knelpunten en verlaagt de druk op de daadwerkelijke audit. Veel controleklanten besparen zo tot 20% op auditkosten.
Een goed voorbereide controle voorkomt meerwerk kosten
Meerwerk bij een jaarrekeningcontrole is vaak te herleiden tot zaken die u zelf in de hand heeft. Door te investeren in duidelijke communicatie, dossieropbouw en tijdige aanlevering voorkomt u verrassingen achteraf. Denk vooruit, stem af met uw accountant en maak van de controle een beheersbaar proces.
Wilt u weten hoe u uw controle proces audit ready maakt? Neem dan vrijblijvend contact op met Audit Ready voor praktische ondersteuning of een quick scan van uw auditdossier. Zo voorkomt u onnodig meerwerk – en verhoogt u de kwaliteit van uw jaarrekening controle.
