Balans dossier opstellen? Lever werkboeken aan, geen losse PBC items

Een goede voorbereiding voorkomt auditstress

Een audit verloopt zelden vlekkeloos als u de gevraagde informatie ad hoc of versnipperd aanlevert. En dat is vaak niet uw schuld: de accountant vraagt in de PBC-lijst regelmatig om losse documenten — een contract hier, een factuur daar, een uitdraai van een subadministratie — zonder te vragen om het volledige plaatje.

Het risico? U levert precies aan wat gevraagd wordt, maar alsnog moet de accountant zelf de samenhang zoeken of komt hij tot de conclusie dat er informatie ontbreekt. Dit leidt tot extra vragen, herhaalde aanleververzoeken en uiteindelijk: vertraging en mogelijk een meerwerknota.

In dit artikel leest u hoe u een efficiënt balansdossier opstelt, waarom het belangrijk is om werkboeken aan te leveren (zelfs als de accountant daar niet expliciet om vraagt), en wat de risico’s zijn van het blijven werken met losse PBC (Prepared By Client)-items.

Wat is een efficiënt balansdossier en waarom is het belangrijk?

Een efficiënt balansdossier bevat per balanspost één compleet werkboek dat bestaat uit:

De specificatie van het saldo

Een duidelijke reconciliatie naar het grootboek

Een cijferanalyse van het bedrag (bijv. t.o.v. budget, vorig jaar etc.)

Een schermprint hoe de specificatie is gegenereerd uit het systeem

De bijbehorende onderliggende stukken (bijv. contracten, facturen)

Eventuele toelichting bij bijzondere posten

Dit alles is bij voorkeur samengevoegd in één bestand per balanspost, logisch gestructureerd en voorzien van tabbladen of bookmarks.

Waarom is dit zo belangrijk?

Uw eigen team overziet het totaalbeeld en wordt daardoor een sterkere professional

U voorkomt dubbele communicatie of vragen over ontbrekende stukken

U bespaart tijd bij het zoeken naar informatie

Uw accountant werkt sneller, wat kosten bespaart

U houdt zelf beter zicht op de status van uw balans

Volgens de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) kost een slecht voorbereide audit gemiddeld 40%-50%¹ meer tijd — die tijd betaalt u indirect via het uurtarief of een meerwerknota.

De valkuil van losse PBC items

Veel finance-afdelingen leveren informatie aan zodra de accountant erom vraagt. Dat lijkt reactief efficiënt, maar leidt in de praktijk tot:

Verstrooide informatie uit verschillende bronnen (PDF’s, screenshots, exports)

Gebrek aan samenhang, waardoor de accountant niet ziet hoe onderdelen samenhangen

Verzoeken via email en niet meer in de portal

Meerwerk door herhaaldelijke follow-upvragen van verschillende teamleden

Frustratie aan beide kanten van de audit

Door vooraf een werkboek per balanspost op te stellen, behoudt u regie over wat u aanlevert en wanneer. U krijgt grip op de scope van de audit én voorkomt dat de accountant zelf moet gaan interpreteren — wat leidt tot vragen, risico-inschattingen en mogelijk afkeur.

Hoe stelt u een werkboek op per balanspost?

Een werkboek is een Excelbestand of PDF waarin u de volledige onderbouwing van een balanspost verzamelt. Houd daarbij deze richtlijnen aan:

Start met de balansspecificatie
Geef per grootboekrekening aan wat de saldi zijn en welke posten eraan ten grondslag liggen.

Reconcileer naar de administratie
Zorg voor een controleerbare koppeling tussen uw werkboek en het grootboek of subadministratie.

Voeg relevante bijlagen toe
Denk aan facturen, contracten, betaalbewijzen, afschriften, etc.

Documenteer uw onderbouwing
Vermeld waarom posten wel of niet zijn opgenomen. Voorzieningen? Afschrijvingen? Licht dit toe.

Koppel met wet- en regelgeving (indien van toepassing)
Denk aan artikel 2:362 BW voor waarderingsgrondslagen of RJ-uitgangspunten (bijvoorbeeld RJ 212 of RJ 270).

Een goed voorbeeld: stel, u werkt de post “Vooruitontvangen bedragen” uit. Uw werkboek bevat dan:

Een voorblad met een specificatie van de grootboeksaldi

Een cijferanalyse (vergelijking t.o.v. vorig jaar en de omzet)

Een specificatie met alle klanten en bedragen

De facturen waarop die gebaseerd zijn (vastgelegd met de juiste software)

Bankafschriften ter onderbouwing van ontvangst

Een toelichting waarom deze posten nog niet als omzet zijn verwerkt (bijvoorbeeld: prestatie nog niet geleverd, volgens RJ 270.104).

Veelvoorkomende struikelblokken

Uit ervaring bij Audit Ready zien we vaak dezelfde pijnpunten terugkeren:

1. Verzoeken zijn niet efficiënt geclusterd

Accountants vragen vaak stapsgewijs. Dat is lastig, maar komt vaak doordat de initiële aanlevering onvoldoende compleet is. Als u werkboeken aanlevert, voorkomt u deze versnippering.

2. Kennisachterstand bij finance

Uw team weet niet altijd waarom bepaalde onderbouwing nodig is. Door te werken met gestandaardiseerde werkboeken, groeit het inzicht en wordt de audit elk jaar makkelijker.

3. Gebrek aan totaaloverzicht

Zonder centrale aansturing is het niet duidelijk wat al is aangeleverd of wat nog openstaat. Werkboeken zorgen voor structuur en duidelijkheid.

4. Onnodig meerwerk

Meerwerknota’s ontstaan niet alleen door inhoudelijke fouten, maar ook door inefficiëntie. Door goed voorbereid te zijn, voorkomt u dat de accountant extra tijd moet schrijven.

Wat levert dit u op?

Door uw balansdossier efficiënt op te stellen met werkboeken, behaalt u de volgende voordelen:

Snellere audit door minder vragen

Lagere auditkosten door beperking van meerwerk

Betere interne controle en kennisopbouw

Grotere betrouwbaarheid richting uw stakeholders

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een werkboek en losse PBC-items?

Een werkboek is een compleet dossier per balanspost, logisch opgebouwd en volledig onderbouwd. Losse PBC-items zijn individuele documenten zonder samenhang of toelichting.

Kan ik gebruikmaken van standaard templates?

Ja, bij Audit Ready gebruiken wij standaard templates voor werkboeken, afgestemd op balansposten. Dit versnelt uw voorbereiding aanzienlijk.

Hoe weet ik welke documenten ik moet toevoegen aan een werkboek?

Denk aan alles wat nodig is om het saldo op de balans volledig te onderbouwen: grootboekmutaties, bijlagen, betaalbewijzen, contracten en toelichtingen. Werk terug vanaf het saldo en verzamel alle bouwstenen.

Tijd om de controle over uw audit terug te nemen

Een efficiënt balansdossier opstellen doet u niet door te reageren op losse auditverzoeken, maar door proactief werkboeken per balanspost aan te leveren. Daarmee bespaart u tijd, geld en frustratie — en tilt u uw organisatie naar een hoger niveau van financiële volwassenheid.

Wilt u weten hoe u dit praktisch kunt aanpakken binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Audit Ready voor een quickscan of werksessie.