Loopt u binnen uw organisatie achter met het afronden van meerdere de jaarrekeningcontrole van meerdere jaren? Dan bent u niet de enige. Dit kan leiden tot stress binnen het team, juridische risico’s voor bestuurders én moeite om een accountant te vinden die deze achterstanden wil controleren.
In dit artikel leest u hoe u deze situatie structureel aanpakt, risico’s beperkt en weer grip krijgt op uw financiële verslaglegging.
Waarom het belangrijk is om een backlog aan jaarrekeningcontroles weg te werken
Een achterstand in jaarrekeningcontroles is niet alleen vervelend, maar ook risicovol. Enkele belangrijke gevolgen van een langdurige backlog:
- Bestuursaansprakelijkheid: Volgens artikel 2:394 BW moet een jaarrekening binnen 12 maanden worden gedeponeerd. Gebeurt dit niet tijdig, dan kan dit leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders bij faillissement.
- Afbrokkelend vertrouwen: Stakeholders zoals banken, aandeelhouders of de Belastingdienst kunnen hun vertrouwen verliezen in uw organisatie.
- Moeizame samenwerking met accountants: Veel accountants vermijden cliënten met achterstanden, omdat deze dossiers complexer en risicovoller zijn. Capaciteitsdruk: Teams ervaren extra werkdruk omdat niet iedereen er een paar jaar geleden ook was en niet precies weet waarom bepaalde boekingen in het verleden gemaakt zijn, wat kan leiden tot fouten, stress of zelfs personeelsverloop.
Kortom: uitstel brengt kosten, stress en reputatieschade met zich mee. Tijd voor actie.
Hoe ontstaat een backlog in jaarrekeningcontroles?
Er zijn meerdere oorzaken die tot achterstanden leiden:
- Onvoldoende priorisering of management weet niet dat er een controle moet plaats vinden
- Gebrek aan capaciteit of een wisseling in het financiële team
- Geen accountant kunnen vinden
- Complexe jaarafsluitingen of herstructureringen
- Onvoldoende voorbereiding of documentatie richting de accountant
- Veranderende regelgeving die processen vertraagt
Door de oorzaken te herkennen, kunt u gerichter werken aan oplossingen.
Stappenplan om de backlog efficiënt weg te werken
1. Breng de omvang van de backlog in kaart
Start met een overzicht van de achterliggende jaren waarin de jaarrekening nog niet is gecontroleerd of gedeponeerd. Noteer per boekjaar:
- Status van de administratie (volledig/incompleet)
- Beschikbaarheid van saldi, specificaties en onderbouwing
- Of deponering bij de KvK al heeft plaatsgevonden (met of zonder controleverklaring)
Deze inventarisatie helpt u bepalen welke jaren haalbaar zijn om alsnog te controleren, en waar een pragmatische aanpak nodig is.
2. Laat het meest recente jaar (bijv. 2024) wél controleren
In veel situaties is het onpraktisch of financieel niet haalbaar om vijf achterstallige jaren te laten controleren. Een controletraject kost namelijk niet alleen tijd en capaciteit, maar ook een aanzienlijk bedrag. Daarom kiezen organisaties er regelmatig voor om alleen het meest recente jaar – bijvoorbeeld 2024 – te laten controleren. De eerdere jaren worden dan ongecontroleerd gedeponeerd, met een duidelijke toelichting.
Kosten-batenanalyse: wat kost het om alles te laten controleren?
- Een controle van een gemiddeld boekjaar bij een Big Four-accountantskantoor (zoals EY, Deloitte, PwC of KPMG) kost tegenwoordig minimaal €80.000 per jaar, en dit bedrag kan snel oplopen afhankelijk van complexiteit en datastructuur. Met achterstanden kan dit al snel € 100.000 tot € 120.000 zijn.
- Bij vijf openstaande jaren loopt dit dus op tot minstens €400.000, exclusief interne voorbereidingskosten of hulp van externe consultants.
- Daartegenover staat het risico op:
- Aansprakelijkheid bij faillissement (bij niet-deponeren)
- Afnemend vertrouwen van stakeholders
- Boetes van de Kamer van Koophandel
Afweging: risico lopen of investeren?
Het is begrijpelijk dat organisaties overwegen om:
- Alleen het meest recente jaar (bijv. 2024) te laten controleren
- Oudere jaren correct maar zonder accountantsverklaring te deponeren
- Daarbij volledig transparant te zijn richting stakeholders en accountant
Volgens artikel 2:394 BW voldoet u aan de wettelijke verplichting zodra de jaarrekening is gedeponeerd. Controle is verplicht voor middelgrote en grote rechtspersonen, maar het niet laten uitvoeren ervan is juridisch minder risicovol dan het geheel niet deponeren.
Conclusie: Hoewel deze aanpak juridisch niet zonder risico is, kan zij financieel verdedigbaar en praktisch uitvoerbaar zijn. Zeker als de controlecapaciteit bij accountantskantoren beperkt is, zoals momenteel het geval is.
3. Deponeer oudere jaren alsnog, met duidelijke toelichting
Eerdere jaren die niet meer controleerbaar zijn, kunt u alsnog deponeren:
- Zonder accountantsverklaring
- Met een vermelding: “Niet gecontroleerd wegens omstandigheden”
- Eventueel met een toelichting bij afwijkingen of correcties
Zo voldoet u aan de wettelijke plicht en toont u transparantie richting stakeholders.
4. Communiceer tijdig met uw accountant
Een veelgehoorde frustratie: “We kunnen niemand vinden die oude jaren wil controleren.” Wees daarom transparant over:
- Uw bereidheid om op te schonen
- De voortgang per jaar
- Uw beschikbaarheid voor overleg
Soms helpt het om verschillende accountants te benaderen voor afzonderlijke jaren (mits controleerbaar en verantwoord).
4. Maak gebruik van een pre-audit aanpak
Pre-audit ondersteuning helpt:
- Korte termijn: Focus op het volledig controleerbaar maken van het laatste boekjaar (bijv. 2024)
- Lange termijn: Aan herstel van eerdere jaren, zodat u intern wél weet waar u staat – ook zonder formele controle
Met behulp van een pre-audit specialist kunt u:
- Het voorbereiden van specificaties
- Het identificeren van ontbrekende stukken
- Interne correcties doorvoeren
- De basis leggen voor toekomstige controle(s), mocht dat alsnog nodig zijn
Door dit vooraf te doen, verkort u de werkdruk van de accountant. Dit verhoogt de kans dat hij of zij de controle accepteert.
6. Communiceer duidelijk naar belanghebbenden
Leg proactief uit wat uw aanpak is aan:
- De accountant
- De bank of andere financiers
- De belastinginspecteur of toezichthouders
Laat zien dat u controle neemt over de situatie, realistische keuzes maakt en juridische verplichtingen niet ontwijkt maar bewust invult.
Hoe voorkomt u in de toekomst een nieuwe backlog?
- Plan jaarlijks een vaste auditvoorbereidingsperiode in
- Zorg voor een audit-ready aanpak (denk aan dossiervorming, vastleggingen, specificaties)
- Overweeg vaste afspraken met uw accountant (multi-year engagement)
Veelgestelde vragen
Wat is een backlog in jaarrekeningcontroles?
Een backlog betekent dat één of meerdere jaren nog niet gecontroleerd zijn door een accountant, terwijl dit wel verplicht is.
Kan ik aansprakelijk worden voor achterstallige jaarrekeningen?
Ja. Als bestuurder kunt u persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij faillissement als jaarrekeningen niet tijdig zijn gedeponeerd (zie BW 2:248 lid 2).
Wat als mijn accountant de controle van oude jaren weigert?
Zoek een pre-audit specialist die u helpt het dossier audit-ready te maken. Hiermee vergroot u de kans dat een accountant alsnog de controle op zich neemt.
Conclusie
Een backlog in het afronden van een aantal jaren aan jaarrekeningcontroles is geen situatie die vanzelf verdwijnt. Door overzicht, prioriteit, samenwerking en een gestructureerde aanpak creëert u weer grip. U voorkomt niet alleen juridische risico’s, maar brengt ook rust in uw team én vertrouwen bij stakeholders terug.
Heeft u behoefte aan ondersteuning? Audit Ready helpt u graag bij het stroomlijnen van uw controletrajecten – van pre-audit tot oplevering.