Niet gecategoriseerd

Elk jaar opnieuw krijgen organisaties te maken met verrassingen tijdens de audit: correcties op posten, late vragen over risico’s en discussies over onderbouwingen. Deze issues zijn zelden het gevolg van fouten in cijfers, maar van onvoldoende aandacht voor de beheersing van risico’s. 

In dit artikel leest u wat de belangrijkste jaarrekeningrisico’s zijn, waarom deze vaak te laat worden onderkend en vooral: wat u als organisatie zelf kunt doen om ze te beheersen. Met praktische tips uit de praktijk van Audit Ready voorkomt u tijdverlies, stress en extra kosten tijdens de jaarafsluiting. 

Wat verstaan we onder jaarrekeningrisico’s? 

Een jaarrekeningrisico is elk risico dat ertoe kan leiden dat uw financiële cijfers materieel onjuist zijn. 
Dat kan ontstaan door fouten, onvolledige informatie of verkeerde schattingen. 
De accountant is op grond van de NV COS 315 verplicht deze risico’s te identificeren en te beoordelen. Maar in de praktijk is het minstens zo belangrijk dat u als organisatie dit zelf al doet, vóór de audit start. 

Veel voorkomende jaarrekeningrisico’s zijn onder meer: 

• Onvolledige of foutieve omzetverantwoording 

• Verouderde of te lage voorzieningen 

• Onjuiste waardering van voorraden of andere activa 

• Intercompany-afstemmingen die niet aansluiten 

• Gebrek aan onderbouwing bij schattingen en accruals 

Een goed risicodossier is dus geen verplicht document voor de accountant, maar een hulpmiddel om uw eigen cijfers te begrijpen en onderbouwen. Want wat niet gedocumenteerd is, kan de accountant niet gebruiken in zijn dossier. 

Waarom is beheersing van risico’s zo belangrijk? 

De zichtbare beheersing van risico’s bepaalt in hoge mate hoe soepel de audit verloopt. 
Wanneer risico’s niet tijdig worden onderkend of onvoldoende zijn vastgelegd, leidt dat tot onzekerheid bij de accountant — en dus extra tijd, kosten en discussie. 

Bij Audit Ready zien we vaak drie terugkerende pijnpunten: 

1. Controleverschillen kosten tijd en geld 
   Wanneer onderbouwingen ontbreken of niet aansluiten op de administratie, moet uw team in de auditfase alsnog bewijs aanleveren. Een controleverschil kan al leiden tot extra auditwerk. 

2. Risicodossiers worden te laat besproken 
   Veel organisaties hebben een passieve houding als het om de risicodossiers gaat en wachten op de accountant om vragen te stellen en dan pas de onderbouwing aan te leveren.  Dit creëert een onnodige bottleneck in het auditproces, u weet zelf beter hoe u organisatie opereert dan de accountant. 

3. Verrassingen in de laatste weken 
   Vooral balansposten als voorzieningen, leaseverplichtingen en onderhanden werk worden pas laat besproken. Dat zorgt voor extra druk in de afrondingsfase omdat dan pas de kwaliteitsreview plaats vindt, en soms zelfs vertraging in de goedkeuring van de jaarrekening. 

Een organisatie die haar risico’s tijdig beheerst, kan de auditduur met 25 tot 35% verkorten en voorkomt onnodige correcties achteraf. 

Hoe brengt u jaarrekeningrisico’s effectief in kaart? 

De basis voor goede beheersing van risico’s is inzicht. Dat begint met het identificeren van de belangrijkste posten en processen. 

Stappenplan voor risicobeheersing: 

1. Analyseer de balansposten met het grootste volume of schattingsrisico (zoals voorzieningen, omzet of onderhanden werk). 

2. Beoordeel de kans en impact van fouten: wat kan er misgaan, en hoe materieel is dat? 

3. Leg aannames en berekeningen vast in een risicodossier of controlemap. 

4. Bepaal maatregelen: welke controles of onderbouwingen moeten aanwezig zijn? 

5. Evalueer jaarlijks of de risico’s nog actueel zijn (bijv. bij groei, fusies of nieuwe regelgeving). 

Een praktisch hulpmiddel is een risicomatrix, waarin u per post de risico’s, beheersmaatregelen en verantwoordelijken vastlegt. Zo heeft u altijd inzicht in waar de kwetsbaarheden liggen. 

Hoe voorkomt u discussies met de accountant? 

Discussies ontstaan meestal niet door fouten in cijfers, maar door verschillen in interpretatie of timing. De auditor beoordeelt cijfers op consistentie en onderbouwing, terwijl uw team vaak uitgaat van operationele juistheid. 

Om discussies te voorkomen: 

• Zorg dat elke post in de jaarrekening is gereconcilieerd met de subadministraties. 

• Documenteer de onderbouwing van schattingen (bijv. voorzieningen of afschrijvingen). 

• Gebruik een vaste format voor specificaties, zodat duidelijk is wat er per post verwacht wordt. 

• Bespreek afwijkingen of bijzondere posten al tijdens de pre-audit. 

Een goed document om dit vast te leggen is een position paper waarin u deze elementen opneemt. 

Wanneer en hoe bespreekt u risico’s met uw accountant? 

Het moment van bespreking bepaalt het effect. 
Veel organisaties wachten tot de audit start, maar dan is de toon vaak reactief. Door risico’s vroegtijdig te delen, kunt u samen met uw auditor bepalen welke posten extra aandacht vragen — en welke juist niet. 

Aanpak voor effectieve afstemming: 

• Plan een risico-overleg nog vóór de jaarafsluiting (bijv. in november). 

• Gebruik uw interne risicodossier als startpunt voor discussie. 

• Leg vast welke onderbouwingen de accountant verwacht in een position paper, zodat er geen misverstanden ontstaan. 

• Houd rekening met de NV COS 330: auditors moeten extra werkzaamheden uitvoeren als risico’s niet goed worden onderbouwd. 

Met andere woorden: hoe beter u uw risico’s in beeld heeft, hoe kleiner de kans dat de accountant onverwachte aanvullende vragen stelt. 

Hoe houdt u grip op de beheersing van risico’s in de toekomst? 

Beheersing van risico’s is geen eenmalige actie, maar een continu proces. 
Een organisatie die structureel haar risicobeheersing op orde heeft, creëert rust en voorspelbaarheid — niet alleen richting auditors, maar ook richting management en toezichthouders. 

Denk aan: 

• Maandelijkse reviews op balansposities met een schattingskarakter. 

• Heldere verantwoordelijkheden: wie bewaakt welke risico’s? 

• Training van controllers in auditverwachtingen en documentatiekwaliteit. 

• Gebruik van checklists of PBC-lijsten om de consistentie te borgen. 

Audit Ready ziet in de praktijk dat organisaties die hun risicobeheersing structureel professionaliseren, 30% minder auditbevindingen hebben en minder herstelwerk hoeven te doen. 

Veelgestelde vragen 

1. Wat is het verschil tussen een risico en een controleverschil? 

Een risico is een potentiële fout die kán ontstaan; een controleverschil is een feitelijke afwijking die de auditor constateert. Door risico’s vroeg te beheersen voorkomt u controleverschillen. 

2. Wanneer moet ik mijn risicodossier bijwerken? 

Minimaal één keer per jaar, bij voorkeur vóór de jaarafsluiting. Actualiseer het ook bij veranderingen in processen, systemen of regelgeving. 

3. Wat doe ik als mijn accountant nieuwe risico’s identificeert? 

Bespreek deze openlijk. Vaak zijn het risico’s die al bestonden maar nog niet waren vastgelegd. Documenteer de reactie en neem ze op in uw interne beheersplan. 

In conclusie 

Jaarrekeningrisico’s horen bij elke organisatie, maar hoe u ermee omgaat maakt het verschil tussen een soepele of stressvolle audit. 
Door de beheersing van risico’s centraal te stellen – via tijdige analyse, duidelijke onderbouwingen en actieve communicatie met uw auditor – voorkomt u verrassingen en houdt u grip op het auditproces. 

Wilt u uw risicobeheersing verder professionaliseren of uw auditvoorbereiding versterken? Audit Ready ondersteunt organisaties bij het opzetten en optimaliseren van risicodossiers, procesdocumentatie en auditcoördinatie. Zo bent u niet alleen compliant, maar vooral: audit ready. 

Lees meer

Een goede samenwerking met uw accountant is cruciaal voor een soepel auditproces. Toch ervaren veel finance-afdelingen jaarlijks dezelfde frustraties: uitstel van de aftekendatum, onverwacht meerwerk, last-minute vragen over balansposten en misverstanden door gebrek aan kennis van de business. 
In dit artikel leert u hoe u de samenwerking met auditors kunt verbeteren, zodat de jaarrekeningcontrole efficiënt, voorspelbaar en waardevol verloopt. 

Bij Audit Ready ondersteunen wij organisaties dagelijks bij het voorbereiden van audits. Op basis van die ervaring delen wij hieronder de belangrijkste inzichten om effectief samen te werken met auditors — van voorbereiding tot afronding. 

Waarom effectieve samenwerking met uw accountant belangrijk is 

De audit is geen verplicht nummer, maar een kans om inzicht te krijgen in de kwaliteit van uw financiële processen. Toch wordt die kans vaak gemist door ruis in de samenwerking. 
Een gebrekkige afstemming kan leiden tot: 

• Meerwerk door verkeerde inzet van het audit team – Onervaren teamleden werken aan onderwerpen die niet relevant zijn of al een keer beantwoord zijn. 

• Verrassingen in de laatste weken – Balansposten worden onverwacht opnieuw ter discussie gesteld, terwijl deadlines naderen. 

• Gebrek aan begrip van uw business – De accountant lijkt niet te begrijpen hoe uw organisatie écht werkt. 

• Taalbarrières tussen accountant en finance-afdeling – Miscommunicatie door verzoeken met afkortingen en termen vanuit de audit leiden tot onduidelijkheid of verkeerde interpretatie. 

Volgens onderzoek van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) geeft 64% van de financieel managers aan dat een betere voorbereiding aan klantzijde de audit met 20 tot 30% kan verkorten. Dat is niet alleen efficiënter, maar vermindert ook stress in de drukste periode van het jaar. 

Wat verstaan we onder effectief samenwerken met auditors? 

Effectief samenwerken met auditors betekent meer dan alleen documenten aanleveren. Het gaat om begrip, planning en communicatie. 
Een goede samenwerking is herkenbaar aan drie kenmerken: 

1. Duidelijke verwachtingen – Beide partijen weten wat er wordt opgeleverd en wanneer. 

2. Transparantie – Er is openheid over risico’s, inschattingen en uitzonderingen. 

3. Respect voor elkaars rol – De auditor toetst, u legt uit; samen zorgen jullie voor betrouwbaarheid. 

De basis hiervoor ligt deels in wet- en regelgeving. De Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) verplichten auditors tot professioneel-kritische oordeelsvorming. Dat vraagt om onderbouwde documentatie van uw kant – geen losse Excelbestanden of onvolledige onderbouwingen. 

Hoe voorkomt u meerwerk door verkeerde inzet van audit juniors? 

Veel frustraties ontstaan doordat junior-auditors vragen stellen zonder de context te begrijpen. Zij werken met checklists, niet met inzicht in uw organisatie. U kunt dit voorkomen door: 

• Een centrale auditcoördinator aan te wijzen binnen uw team die alle communicatie bundelt. 

• Eénmalige instructies schriftelijk vast te leggen, zodat dezelfde vragen niet opnieuw gesteld worden. 

• Uw processen kort toe te lichten bij aanvang (bijvoorbeeld via een walkthrough of procesbeschrijving). 

Een praktische tip: neem het dossier door waarbij de senior of manager van het audit team aanwezig zijn. Dat voorkomt dat juniors in de verkeerde richting zoeken en bespaart u tientallen uren aan onnodig mailverkeer. 

Hoe voorkomt u verrassingen over balansposten in de laatste weken? 

Een van de meest voorkomende auditproblemen is dat posten zoals voorzieningen, intercompany-balansen of going concern pas laat in de controle aandacht krijgen. De oorzaak ligt vaak in gebrekkige communicatie over inschattingen of wijzigingen. 

Zo voorkomt u dit: 

• Plan een pre-audit review: bespreek belangrijke posten en schattingen vooraf met uw auditor bij voorkeur in de periode september/december. 

• Documenteer aannames in position papers  (bijv. onderbouwingen bij schattingen). 

• Zorg dat interne rapportages aansluiten op de jaarrekening, zodat er geen verrassingen ontstaan bij reconciliatie. 

Een vuistregel: als u er in november nog niet over heeft gesproken, zal het in februari waarschijnlijk een probleem worden. 

Wat te doen als de accountant uw business niet begrijpt? 

Het gebrek aan business-inzicht bij auditors komt vaak doordat zij afhankelijk zijn van papieren dossiers en standaard checklists. 
U kunt dit verbeteren door: 

• Een korte bedrijfsintroductie te geven aan het begin van de audit. 

• Belangrijke business drivers (zoals seizoensinvloeden of contractstructuren) helder te benoemen. 

• Uw managementrapportages te delen – niet alleen de jaarrekeningposten. 

Leg bijvoorbeeld uit waarom bepaalde kosten in een specifieke maand hoog zijn. Hoe meer context de auditor heeft, hoe minder hij zich vasthoudt aan standaard afwijkingsanalyses. 

Hoe gaat u om met de ‘taalbarrière’ tussen accountant en finance-afdeling? 

De taalbarrière tussen accountants en finance-afdelingen gaat vaak niet over Engels of Nederlands, maar over verschillende interpretaties van audittermen. 
De accountant werkt met een PBC-lijst (Provided by Client of Prepared by Client), vol termen als specificatie, reconciliatie en onderbouwing. Voor de accountant betekent een “specificatie” vaak een gedetailleerde uitsplitsing met aansluiting op het grootboek en ondersteunend bewijs, terwijl de finance-afdeling soms een overzicht bedoelt zonder verdere toelichting. Het gevolg: frustratie, herwerk en tijdverlies. 

Zo voorkomt u misverstanden: 

• Bespreek de PBC-lijst na ontvangst van de accountant en licht toe wat met elke term wordt bedoeld. 

• Gebruik een gezamenlijke begrippenlijst, waarin audit- en financetermen eenduidig worden uitgelegd. 

• Laat een auditcoördinator binnen uw team de vertaling maken tussen de auditverwachtingen en uw interne administratie. 

Door scherp te zijn op terminologie en interpretatie, voorkomt u dat een ‘specificatie’ voor de ene partij iets anders betekent dan voor de andere. Zo blijft de communicatie helder en verloopt de samenwerking met auditors aanzienlijk efficiënter. 

Wat levert een goede samenwerking met auditors u op? 

Een soepele samenwerking met auditors is niet alleen prettig, maar levert ook aantoonbare voordelen op: 

• Minder correcties en discussies in de laatste auditfase. 

• Kortere doorlooptijd van de controle. 

• Minder druk op uw team tijdens de jaarafsluiting. 

Kortom: een sterke samenwerking met auditors creëert rust, vertrouwen en kwaliteit in uw financiële rapportages. 

Veel gestelde vragen 

1. Hoe bereid ik mijn organisatie het beste voor op de audit? 

Begin drie maanden van tevoren met een interne pre-audit. Een pre audit op de Q3 cijfers zijn een mooie test. Controleer of alle grootboekrekeningen zijn gereconcilieerd, contracten beschikbaar zijn en schattingen goed onderbouwd. 

2. Wat doe ik als ik het niet eens ben met de bevindingen van de auditor? 

Vraag om een onderbouwing met verwijzing naar de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) of IFRS. Bespreek de interpretatie samen met uw accountant; vaak is er ruimte voor toelichting of herziening. 

3. Hoe vaak moet ik overleggen met mijn auditor tijdens het jaar? 

Minimaal twee keer: één keer voorafgaand aan de jaarafsluiting (pre-audit meeting) en één keer tijdens de controle. Bij complexe posten is tussentijdse afstemming aan te raden. 

In conclusie 

Samenwerken met auditors hoeft geen jaarlijkse uitdaging te zijn. Met de juiste voorbereiding, communicatie en structuur voorkomt u verrassingen en bespaart u tijd én kosten. 
Door de samenwerking bewust te professionaliseren, creëert u vertrouwen — zowel intern als bij uw accountant. 

Wilt u dat uw volgende audit soepeler verloopt? AuditReady helpt organisaties om audit klaar te zijn, met praktische ondersteuning en een frisse blik op uw financiële processen. Zo haalt u het maximale uit de samenwerking met auditors. Neem hier contact met ons op en wij helpen u graag verder.

Lees meer

Kleine correcties, grote gevolgen: zo voorkomt u ze met een goede audit voorbereiding 

Een presentatiecorrectie hier, een aansluitverschil daar—het lijkt onschuldig. Toch kunnen ogenschijnlijk kleine fouten tijdens de audit leiden tot verlies van vertrouwen, tijdverlies en zelfs imagoschade. Zeker als het om posten gaat die u als organisatie zélf had kunnen voorkomen. 

Audit Ready ziet dagelijks hoe correcties op beginbalansen, negatieve debiteuren of niet-verwerkte journaalposten uitgroeien tot vertragingen en frustraties. Daarom is het voorkomen van correcties een van de krachtigste stappen richting 100% voorbereid op audit zijn. In deze blog leest u waarom dat zo belangrijk is, waar het vaak misgaat, en hoe u correcties vóór kunt zijn. 

Wat voor verschillen zijn er? 

Tijdens een audit kunnen er verschillende soorten correcties naar voren komen. Niet elke correctie heeft dezelfde impact op de jaarrekening. Grofweg maken we onderscheid tussen: 

1. Feitelijke correcties (fouten in bedragen of verwerkingen) 

Dit zijn correcties waarbij een post inhoudelijk onjuist is verwerkt. Denk aan: 

• Een vergeten journaalpost (bijv. afschrijving, voorziening); 

• Een foutieve waardering (bijv. activa te hoog opgenomen); 

• Verkeerde boekingsperiode (bijv. kosten van januari geboekt in december); 

• Omzet verkeerd verantwoord (bijv. geen juiste eigendomsoverdracht). 

Voorbeeld: Een voorraadverschil van €200.000 omdat de verkeerde prijs gehanteerd is bij de waardering van de voorraad → feitelijke correctie. 

2. Presentatiecorrecties (verduidelijking of hergroepering) 

Bij presentatiecorrecties zijn de bedragen inhoudelijk juist, maar is de weergave in de jaarrekening niet conform verslaggevingsregels of onvoldoende duidelijk. Denk aan: 

• Een post die op de verkeerde regel van de balans of winst-en-verliesrekening staat; 

• Samengenomen posten die uitgesplitst moeten worden (bijv. personeelskosten versus inhuur derden); 

• Onvolledige of incorrecte toelichting; 

• Niet alle vereiste toelichtingsonderdelen zijn opgenomen (bijv. bij leasing of voorzieningen). 

Deze correcties wijzigen de kerncijfers niet, maar zijn nodig om de jaarrekening in lijn te brengen met RJ of IFRS, en om een getrouw beeld te geven. 

Voorbeeld: De post “overige schulden” bevat €100.000 aan ontvangen vooruitbetalingen, die volgens RJ apart vermeld moeten worden → presentatiecorrectie. 

Waarom is dit onderscheid belangrijk? 

• Feitelijke correcties zijn voor de accountant het zwaarst wegend. Ze hebben impact op het oordeel, moeten in de management letter of controleverklaring worden vermeld (indien materieel), en zijn vaak signaal van een dieper liggend procesprobleem. 

• Presentatiecorrecties lijken onschuldig, maar bij veelvuldig voorkomen wijzen ze op een gebrek aan kennis van verslaggevingsregels of onvoldoende aandacht voor jaarrekeningkwaliteit. 

Een jaarrekening met meerdere presentatiecorrecties, ook zonder materiële fouten, kan alsnog imagoschade opleveren en aanleiding zijn voor aanvullende controlewerkzaamheden. 

Waarom u alle correcties vóór wilt zijn 

Correcties zijn niet alleen administratief werk. Ze verstoren het vertrouwen en de voortgang van de audit. Dit zijn de belangrijkste gevolgen: 

• Verlies van geloofwaardigheid 
  Als eenvoudige aansluitingen (zoals de beginbalans of liquide middelen) al niet aansluiten, ontstaat direct twijfel bij de accountant over de rest van het dossier. Immers als men zelf al niet ziet dat het bankafschrift niet aansluit met het grootboek, dat zal er dan nog meer niet kloppen? Deze houding zorgt voor onnodig veel vragen tijdens de controle van andere balansposten. 

• Verlies van tijd 
  Elk verschil wat tijdens de audit naar voren komt of deze wel of niet gecorrigeerd moet worden, moet door de accountant worden beoordeeld, herleid naar onderliggende stukken en vastgelegd in het controledossier. Daarbij zijn vaak meerdere teamleden betrokken: een junior die het verschil signaleert, een senior die het analyseert, en een manager die het moet goedkeuren en verwerken in de rapportage. 

• Interne reputatie. Als u laat zien dat zelfs de kleine posten goed op orde zijn, geeft u binnen uw organisatie het signaal af dat kwaliteit en zorgvuldigheid voorop staan. U laat daarmee niet alleen richting de accountant, maar ook richting CFO, directie of toezichthouders zien dat u grip heeft op de cijfers en de controle serieus neemt. 

• Imagoschade bij stakeholders 
  Als er veel correcties worden gemaakt, ontstaat het beeld dat de financiële administratie niet op orde is. 

• Afleiden van echte risico’s 
  Door tijd te verliezen aan laaghangend fruit, verschuift de aandacht van complexere auditrisico’s die écht aandacht verdienen. 

Wist u dat een post zonder aansluitverschillen of controleverschillen gemiddeld 60% sneller afgewikkeld wordt (first time right). 

Wat zijn veelvoorkomende oorzaken van correcties? 

1. Verschillen tussen administratie en vorig jaardossier 

Soms is de administratie aangepast na het sluiten van het auditdossier, bijvoorbeeld bij correcties uit de management letter. Als deze niet zijn verwerkt in het nieuwe boekjaar, leidt dit tot discussie en correcties. 

2. Operationele stromen houden geen rekening met afgrenzing 

Het hele jaar door heeft uw organisatie transacties. Deze operationele processen houden geen rekening met een eindstand met specifieke jaarrekeningregels. Dit is onderdeel van het afsluitproces waarbij men bewust moet zijn van de verschillen tussen een subledger output en een presentatie in de jaarrekening. 

3. Posten die geen eigenaar hebben 

Wanneer niemand verantwoordelijk is voor het oplossen of afstemmen van een balanspost, blijven openstaande posten onnodig bestaan tot de accountant ze signaleert. 

Hoe bent u 100% voorbereid op audit en voorkomt u correcties? 

De oplossing zit in structuur, eigenaarschap en timing. Audit Ready adviseert de volgende aanpak: 

1. Start met een correcte beginbalans 

• Zorg dat alle correcties uit het vorige jaar zijn verwerkt in het nieuwe boekjaar; 

• Stem uw administratie af met de definitieve jaarrekening; 

2. Voer een pre-close review uit 

Voer een eigen pre audit uit op posten met risico op correcties, zoals: 

• Overlopende posten; 

• Tussenrekeningen; 

• Voorzieningen en accruals; 

• Waardering van activa. 

Gebruik hiervoor een werkboek per balansrubriek. 

3. Voorkom herhaling: documenteer én evalueer 

Analyseer de correcties van vorig jaar: 

• Waarom moesten die worden geboekt? 

• Hoe voorkomt u dit in de volgende afsluiting? 

• Wat kunt u structureel anders inrichten? 

Een organisatie die in 2023 nog 28 correcties had, reduceerde dit aantal tot slechts 3 na het implementeren van een pre-close proces met Audit Ready. 

4. Wijs dossier-eigenaren aan 

Elke balanspost of toelichting moet een eigenaar hebben, verantwoordelijk voor: 

• De aansluiting op het vorige jaar; 

• De volledigheid en juistheid van het werkdossier; 

• De toelichting bij vragen van de accountant. 

Hoe weet u of u risico loopt op correcties? 

Stel uzelf de volgende vragen: 

• Is de administratie afgestemd op de afgetekende jaarrekening van vorig jaar? 

• Zijn alle correcties uit de vorige audit verwerkt én gedocumenteerd? 

• Zijn controleverschillen uit voorgaande jaren nog steeds aanwezig? 

• Weet u wie binnen het team verantwoordelijk is voor welke post? 

Als u één of meer van deze vragen met “nee” beantwoordt, is het risico op correcties aanwezig. 

Veelgestelde vragen 

Waarom is het belangrijk om presentatie controleverschillen te voorkomen? 

Omdat ze leiden tot extra werk, verlies van vertrouwen bij de accountant en vertraging van het auditproces. Kleine fouten geven vaak een verkeerd signaal over de kwaliteit van de rest. 

Moet ik correcties altijd doorvoeren? 

Niet per se – materiële overwegingen spelen mee. Maar zelfs als een correctie niet in de jaarrekening hoeft, moet deze tóch vaak intern worden beoordeeld en gedocumenteerd. 

Hoe blijf ik 100% voorbereid op audit? 

Door het auditdossier zélf al kritisch door te lichten voordat de accountant begint. Gebruik een pre-close checklist, werk met dossier-eigenaren en zorg voor afstemming van cijfers en toelichtingen. 

Correcte voorbereiding voorkomt correcties 

Correcties kosten tijd, vertrouwen en energie. Vaak zijn ze eenvoudig te voorkomen met een goede voorbereiding. Door de administratie op orde te hebben vóórdat de accountant begint, bent u niet alleen sneller klaar, maar ook sterker in controle. 

Kortom: 100% voorbereid op audit betekent ook 100% grip op uw cijfers – van de eerste tot de laatste post. 

Wilt u weten waar uw organisatie correcties had kunnen voorkomen of hoe u het pre-close proces beter inricht? Neem dan contact op met Audit Ready. Wij helpen u graag vooruit. 

Lees meer

Een goede voorbereiding op de jaarrekeningcontrole begint met één essentieel document: de PBC lijst. Maar wat is precies de PBC lijst betekenis? En wie is verantwoordelijk voor een volledige en correcte lijst op te leveren stukken? 

De PBC lijst (Prepared By Client-lijst) vormt de basis van een effectief audit readiness process. Het is de verzameling PBC items die nodig zijn om de jaarrekeningcontrole efficiënt en zonder vertraging te laten verlopen. In deze blog leest u wie eigenaar is van de PBC lijst, hoe deze zich verhoudt tot het auditproces en hoe u als organisatie écht audit ready wordt. 

Waarom is de kwaliteit van de PBC lijst zo belangrijk? 

De kwaliteit van de PBC lijst bepaalt hoe soepel het controleproces verloopt. Een PBC audit met volledige en duidelijke lijst: 

• verbetert de planning van zowel uw eigen team als dat van de accountant; 

• minimaliseert het aantal aanvullende vragen tijdens de jaarrekeningcontrole; 

• voorkomt dubbel werk en onnodige kosten. 

Een slechte of incomplete PBC lijst leidt vrijwel altijd tot inefficiënties. Wanneer juniors in het auditteam hun werk niet kunnen afmaken door ontbrekende stukken, moeten duurdere seniors of managers achteraf herstellen. De kwaliteit van uw lijst is dus direct gekoppeld aan de kosten én de doorlooptijd van de audit. 

Wanneer moet de PBC lijst beschikbaar zijn? 

Het meest voorkomende probleem bij audits is te late aanlevering van de lijst op te leveren stukken. Veel organisaties onderschatten hoeveel impact dit heeft op de tijd en capaciteit van de accountant. 

Ons advies voor een professioneel “audit readiness process”: 
Verzoek uw accountant al om de eerste versie van uw PBC lijst accountant in september. 

Dit zorgt ervoor dat uw team, uw accountant en het auditplanningsteam voldoende tijd hebben om interne processen, balansdossier en onderbouwingen af te stemmen. Door vroeg te starten, voorkomt u een piekbelasting vlak voor de jaarrekeningcontrole. 

Wie is de eigenaar van de PBC lijst? 

De verantwoordelijkheid ligt bij u als organisatie voor het aanleveren van correcte en volledige informatie van de PBC lijst. De accountant is verantwoordelijk voor het proces: het opstellen, structureren en bewaken van deze lijst. U beide hebben er het meest baat bij als deze PBC lijst duidelijk en volledig is opgesteld. Samenwerking en duidelijke afspraken over eigenaarschap en planning zijn cruciaal om efficiëntie te waarborgen in het bredere audit readiness process. 

Een volledig en gestructureerd balansdossier, gecombineerd met duidelijke communicatie, zorgt ervoor dat beide partijen efficiënt kunnen samenwerken. Daarmee ontstaat niet alleen een soepele audit, maar ook een duurzaam werkproces richting toekomstige jaren. 

Veelvoorkomende pijnpunten en oplossingen

Desondanks de PBC cruciaal is voor een goede samenwerking, wordt helaas de PBC niet altijd goed bijgewerkt / opgesteld door de accountant. Wat kunt u hier aan doen: 

1. De PBC portal is niet volledig → Bekijk per balanspost welke onderbouwingen verplicht zijn en vraag de accountant om alle ontbrekende verzoeken toe te voegen. 

2. Verouderde PBC items blijven openstaan → Vraag om verouderde verzoeken te verwijderen, zodat uw lijst actueel en werkbaar blijft. 

3. Onduidelijke verzoeken of uitleg → Vraag per verzoek expliciet: wat wordt er verwacht? Koppel vaste formats en werkboeken om herhaling en miscommunicatie te voorkomen. 

4. Aanlevering is te laat of ongeorganiseerd → Plan intern twee weken vóór de auditdeadline een complete oplevering van het balansdossier. 
Zo bent u daadwerkelijk audit ready. 

Veel gestelde vragen 

Wat is de PBC lijst betekenis? 

De PBC lijst is de verzameling documenten, analyses en onderbouwingen die u aanlevert aan de accountant als onderdeel van de jaarrekeningcontrole. 

Wanneer moet de PBC lijst klaar zijn? 

Idealiter al in september, zodat deze goed geïntegreerd kan worden in het audit readiness process. 

Wie is eigenaar van de PBC lijst? 

U bent eigenaar van de inhoud, de accountant van het proces. Alleen door samenwerking wordt u audit ready. 

In conclusie 

De PBC lijst is een essentieel onderdeel van elk audit readiness process. De kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van deze lijst bepalen hoe efficiënt de jaarrekeningcontrole verloopt. Door vroeg te starten, duidelijke afspraken te maken en aandacht te hebben voor volledigheid van alle PBC items, voorkomt u vertragingen en onnodige kosten. 

Wilt u uw organisatie écht audit ready maken of zoekt u praktische audit oplossingen? 
Audit Ready ondersteunt u graag bij het optimaliseren, automatiseren en professionaliseren van uw volledige PBC-proces en balansdossier. Neem hier contact op

Lees meer

Nog maar 100 dagen tot het einde van het jaar – dat betekent: tijd om de voorbereidingen voor de jaarrekeningcontrole op te starten. Heeft u al grip op uw dossier? Of voelt u zich vooral een bijrijder die achter de feiten aanloopt? Met de juiste voorbereiding jaarrekeningcontrole: van bijrijder naar driver’s seat verandert u de situatie en neemt u de regie. 

In deze blog leest u hoe u veelvoorkomende problemen zoals een niet-aansluitende beginbalans, slechte planning en uitloop van de aftekendatum voorkomt. Zo houdt u grip en voorkomt u onnodige werkdruk en kosten. 

Waarom is goede pre audit voorbereiding cruciaal? 

Veel organisaties ervaren het auditproces als stressvol en chaotisch. Uit onderzoek blijkt dat circa 45% van de audits niet op de geplande datum wordt afgerond. Dit leidt tot hoge werkdruk en extra kosten. De kernoorzaken zijn vaak: 

• Te laat beginnen met de jaarrekeningcontrole voorbereiding 

• Onderschatting hoeveel werk de voorbereiding met zich mee brengt 

• Beginbalans sluit niet aan, door correcties last-minute vorig jaar 

• Slechte planning en communicatie tussen finance en accountant 

• Vertragingen die leiden tot uitloop van de aftekendatum 

Door tijdig met de pre audit aan de slag te gaan, beperkt u deze risico’s. U gaat van een reactieve houding (bijrijder) naar een proactieve, leidende rol (driver’s seat). 

Wat houdt pre audit precies in? 

Pre audit is de fase vóór de formele jaarrekeningcontrole waarin u het dossier, processen en risico’s kritisch doorneemt. Het doel is om fouten en onvolledigheden vroeg te signaleren en aan te pakken. Hierdoor verloopt de officiële audit soepeler en efficiënter. 

Belangrijke onderdelen van pre audit zijn: 

• Controleren en afstemmen van de beginbalans 

• Vaststellen en bespreken van risicovolle posten en mutaties 

• Opstellen van een realistische planning met uw accountant 

• Verzorgen van volledige en overzichtelijke dossierstukken 

Tips voor effectieve voorbereiding jaarrekeningcontrole: van bijrijder naar driver’s seat 

1. Begin tijdig met de beginbalans 
   Zorg dat deze aansluit met de vorige jaarrekening. Dit voorkomt last-minute correcties en discussie. Vraag desnoods om een tussentijdse controle van de balans. 

2. Plan en communiceer helder 
   Maak samen met uw accountant een planning met duidelijke deadlines. Houd ook intern vast aan deze deadlines en stem regelmatig af. 

3. Breng risicoposten vroegtijdig in kaart 
   Denk aan voorzieningen, latente belastingen en bijzondere transacties. Bespreek deze vóór de controle zodat er geen verrassingen ontstaan. 

4. Zorg voor een compleet en overzichtelijk dossier 
   Een auditdossier met duidelijke toelichtingen voorkomt onnodige vragen en bespaart uren. 

5. Gebruik technologie en auditsoftware 
   Digitaliseer het dossier en gebruik tools om samen te werken met uw accountant. Dit verhoogt transparantie en versnelt het proces. 

Wat zijn de gevolgen van een slechte voorbereiding? 

• Uitloop van de aftekendatum met meerwerk en extra kosten 

• Onnodige werkdruk en stress voor uw finance team 

• Mogelijke boetes of sancties bij niet-tijdige oplevering van jaarrekening 

• Verlies van controle en vertrouwen in het auditproces 

Door de voorbereiding goed in te richten, voorkomt u deze nadelen en houdt u grip. 

Veelgestelde vragen 

Hoe voorkom ik dat de beginbalans niet aansluit? 

Controleer de beginbalans al vroeg en stem deze af met de vorige jaarrekening. Vraag eventueel een tussentijdse controle aan. 

Wat als de planning toch uitloopt? 

Communiceer dit direct met de accountant en herplan samen. Voorkom dat taken zich opstapelen en neem waar mogelijk extra capaciteit in. 

Hoe kan ik de pre audit optimaal inzetten? 

Zorg dat uw finance team goed begrijpt wat nodig is, maak gebruik van auditsoftware en overleg proactief met de accountant over risicoposten en planning. 

In conclusie 

Met nog 100 dagen te gaan, is het essentieel om nu de regie te nemen over uw jaarrekeningcontrole. De voorbereiding jaarrekeningcontrole: van bijrijder naar driver’s seat helpt u om proactief te handelen, werkdruk te verminderen en kosten te beheersen. 

Een strakke beginbalans, duidelijke planning en volledige dossiers vormen de basis voor een succesvolle audit. Wilt u weten hoe u dit concreet in uw organisatie toepast? Neem gerust contact op met Audit Ready voor praktische ondersteuning en advies. Start vandaag nog en neem de leiding over het controleproces! 

Lees meer

De kosten van een audit zijn de afgelopen twee decennia flink veranderd. Waar u vroeger vooral keek naar het uurtarief, spelen nu veel meer factoren mee. Denk aan de complexiteit van regelgeving, krapte op de arbeidsmarkt, technologische ontwikkelingen en vooral: de mate van voorbereiding binnen uw organisatie. 

In deze blog leert u hoe de auditkosten en meerwerknota’s zich in de afgelopen 20 jaar hebben ontwikkeld en krijgt u praktische tips om kosteneffectief te pre auditen. Zo voorkomt u onnodige kosten en vertragingen bij de jaarrekeningcontrole. 

Hoe zijn de auditkosten in 20 jaar veranderd? 

Auditkosten worden bepaald door meerdere factoren, waaronder het aantal uren dat een accountant besteedt, het uurtarief, en de complexiteit van de controle. 

• Uurtarieven zijn gestegen. In 2005 lag het gemiddelde uurtarief voor accountants tussen de €75 en €100, terwijl dat in 2025 gemiddeld rond de €140 tot €180 ligt, afhankelijk van de schaal van het kantoor en de specialistische kennis. 

• Complexere regelgeving zoals de invoering van IFRS, ESG, vereisten bestuursverslag, strengere interne controle- en fraudebeheersings-eisen (zoals SOx in internationaal opererende bedrijven), en veranderde verslaggevingsregels hebben de tijdsinvestering per audit verhoogd. 

• Digitalisering en data-analyse hebben deels geautomatiseerd wat vroeger handmatig moest, maar dit vraagt ook om gespecialiseerde kennis en voorbereiding. 

Een belangrijke statistiek: uit onderzoek blijkt dat gemiddeld de helft van de audits niet aftekenen op de oorspronkelijk afgesproken aftekendatum. Dit vertaalt zich direct in meer werkdruk op uw financiële afdeling en een grotere kans op meerwerk. 

Wat zijn de belangrijkste oorzaken van meerwerk en hogere auditkosten? 

1. Onvoldoende voorbereiding 

Als uw organisatie niet tijdig en volledig de juiste documenten aanlevert, moet de accountant extra controles uitvoeren of om aanvullende informatie vragen. Dit leidt tot meerwerknota’s. 

2. Versnipperde communicatie 

Losse PBC-verzoeken zonder samenhang veroorzaken extra administratie en vertraging. Het kost tijd om alles te verzamelen en op elkaar af te stemmen. 

3. Uitstellen aftekendatum 

Vertraging in het afronden van de jaarrekening of het auditproces leidt tot extra uren, zeker als deadlines steeds verschuiven. De gebeurtenissen na balansdatum, de eventuele going concern tijdslijn van twaalf maanden  verschuift en de “final reviews” moeten opnieuw uitgevoerd worden. 

4. Complexiteit en veranderende regelgeving 

Nieuwe wet- en regelgeving, zoals recente wijzigingen in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de ESG, verhogen de eisen aan de audit, wat extra tijd kost. 

Hoe kunt u kosteneffectief voorbereiden? 

1. Zorg voor een efficiënte voorbereiding 

Lever volledige werkboeken aan per balanspost, zodat de accountant direct inzicht heeft in de onderbouwing en het totaalbeeld. Dit voorkomt onnodige vragen en meerwerk. 

2. Maak een duidelijke planning 

Stem de planning van de audit goed af met uw accountant en zorg dat interne deadlines worden gehaald. Voorkom last-minute aanleveringen. 

3. Investeer in kennis binnen uw team 

Begrip van wat de accountant nodig heeft helpt om verzoeken proactief te beheren en op tijd te anticiperen op vragen. 

4. Maak gebruik van technologie 

Audit software, closing tooling en data-analyse tools en geïntegreerde financiële systemen versnellen het proces en verminderen het risico op fouten. 

Wat is de impact van kosteneffectief auditen op uw organisatie? 

Door actief te investeren in voorbereiding en samenwerking verlaagt u het risico op meerwerknota’s en onnodige kosten. U bespaart niet alleen op de accountantskosten, maar verkort ook de doorlooptijd van de audit. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van uw financiële rapportage en zorgt voor rust binnen uw finance team. 

Veelgestelde vragen 

Wat zijn meerwerknota’s precies? 

Meerwerknota’s zijn extra kosten die een accountant in rekening brengt wanneer de audit meer uren kost dan vooraf is ingeschat, vaak door onvoorziene omstandigheden of onvoldoende voorbereiding. 

Hoe kan ik de auditkosten beter beheersen? 

Door een goede voorbereiding, duidelijke communicatie, het op tijd aanleveren van volledige documenten en het actief beheren van het auditproces. 

Heeft wet- en regelgeving invloed op de auditkosten? 

Ja, nieuwe regels en strengere controle-eisen verhogen de tijdsinvestering van accountants, wat zich vertaalt in hogere kosten. 

In conclusie 

De auditfee is in 20 jaar gestegen door hogere uurtarieven, complexere regelgeving en veranderende controle-eisen. Meerwerk speelt een grote rol in deze kostenstijging, vooral wanneer voorbereiding en communicatie niet optimaal zijn. 

Kosteneffectief auditen vraagt om proactieve voorbereiding, goede samenwerking met uw accountant en een helder overzicht van uw financiële gegevens. Zo bespaart u kosten en voorkomt u onnodige vertragingen. 

Wilt u weten hoe u dit binnen uw organisatie kunt aanpakken? Neem hier contact op met Audit Ready voor advies op maat. 

Lees meer

Tijdens de jaarrekeningcontrole zet het auditteam veel tijd en energie in om uw financiële gegevens te beoordelen. Maar wist u dat een aanzienlijk deel van die uren vaak besteed wordt aan werk dat u als organisatie ook zelf had kunnen doen? Met het juiste inzicht in urenbesteding voorkomt u onnodig meerwerk, verlaagt u de kosten en vermindert u de werkdruk binnen uw finance team. 

In deze blog geven we u concreet inzicht in het aantal uren dat een auditteam gemiddeld maakt, hoe deze uren verdeeld zijn, en wat u zelf kunt doen om de controle efficiënter te laten verlopen. 

Hoeveel uren maakt het auditteam eigenlijk? 

Bij een middelgrote tot grote jaarrekeningcontrole, bijvoorbeeld uitgevoerd door een Big Four kantoor, ligt het totaal aantal bestede uren vaak rond de 500 tot 520 uur. Deze uren zijn verdeeld over verschillende functieniveaus binnen het controleteam, zoals junior auditors, seniors, managers en partners. 

Een typische urenverdeling ziet er zo uit: 

Niveau	Percentage van uren	Uren (bij totaal 517)
Junior (Staff)	50%	260 uur
Senior	30%	156 uur
Manager	15%	78 uur
Partner	5%	23 uur

Deze verdeling weerspiegelt de normale taakverdeling: junioren doen het meeste uitvoerende werk, seniors en managers coördineren en beoordelen, en partners zijn betrokken bij strategische beslissingen en eindverantwoordelijkheid. 

Wat betekent dit voor uw auditfee? 

Gebaseerd op gangbare Big Four uurtarieven in 2025, komt dit gemiddeld neer op een fee van ongeveer € 85.000 exclusief btw: 

Niveau	Uurtarief (Big Four indicatief)	Uren	Subtotaal fee
Junior (Staff)	€ 125	260	€ 32.500
Senior	€ 175	156	€ 27.300
Manager	€ 235	78	€ 18.330
Partner	€ 350	23	€ 8.050
Totaal	—	517	€ 86.180

In de praktijk wordt hier vaak een vaste fee op gebaseerd, rond de € 85.000, afhankelijk van complexiteit en risico. 

Hoeveel van deze meerwerk uren zijn te voorkomen? 

Uit ervaring blijkt dat tot wel 30% van de audituren besteed wordt aan werkzaamheden die u als klant ook zélf had kunnen uitvoeren, zoals: 

• Het verzamelen en organiseren van documenten en onderliggende stukken 

• Het tijdig en helder toelichten van journaalposten, grootboekrekeningen en bijzondere posten 

• Het bespreken van risicovolle posten vóór de controle 

• Het verbeteren van de interne communicatie over de auditplanning en verwachtingen 

Dit betekent dat van de 517 uur ongeveer 155 uur (ruim 4 werkweken aan fulltime inzet!) aan meerwerk te vermijden is met de juiste voorbereiding. 

Waarom ontstaat dit meerwerk? 

De belangrijkste oorzaken zijn: 

• Verkeerde inzet van audit juniors: onvolledige of ongestructureerde dossiers leiden tot veel navragen 

• Kennisachterstand binnen het finance team: onduidelijkheid over wat de accountant precies nodig heeft 

• Risicodossiers worden te laat besproken: onverwachte vragen en extra toelichtingen verlengen de controle 

• Hoge werkdruk in het voorjaar: tijdgebrek leidt tot reactief werken en onvoldoende voorbereiding 

Tips om meerwerk te voorkomen en uren te besparen 

1. Organiseer uw auditdossier volledig en helder: Voeg per post een korte, duidelijke toelichting en de benodigde onderliggende stukken toe. 

2. Bespreek risicoposten proactief met uw accountant: Denk aan voorzieningen, latente belastingen en bijzondere transacties. 

3. Investeer in kennis van uw finance team: Zorg dat iemand auditvragen goed kan beoordelen en voorbereiden. 

4. Start vroeg met de controlevoorbereiding: Een harde afsluiting per september/oktober kan werkdruk in het voorjaar verlagen. 

5. Gebruik audit software actief: Zorg dat uw team vertrouwd raakt met digitale audittools zoals Datasnipper en hier zelf mee werkt. 

6. Vraag inzicht in urenbesteding: Bespreek vooraf en achteraf hoeveel uren aan welke taken zijn besteed en waar efficiëntie mogelijk is. 

Veelgestelde vragen om meerwerk uren te voorkomen

Hoe krijg ik inzicht in de urenbesteding van het auditteam? 

Vraag bij de start van de controle om een urenplanning en bespreek na afloop de werkelijke besteding. Dit helpt u te begrijpen waar de meeste tijd gaat zitten. 

Welke taken kan ik zelf uitvoeren om uren te besparen? 

Denk aan het proactief aanleveren van een compleet dossier, het toelichten van complexe posten en het vroegtijdig bespreken van risico’s met uw accountant. 

Is het mogelijk om uren te verminderen zonder kwaliteit te verliezen? 

Ja, door goede voorbereiding, heldere communicatie en betrokkenheid kunt u samen met het auditteam efficiënter werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. 

In conclusie 

Het controleren van uw jaarrekening is een intensief proces dat veel uren kost, vaak tegen hoge tarieven. Met inzicht in de urenbesteding en de juiste aanpak kunt u echter tot 30% van deze uren voorkomen. Dit vermindert niet alleen uw kosten, maar ook de werkdruk op uw finance team en verbetert de samenwerking met uw accountant. 

Wilt u weten hoe uw organisatie slimmer kan samenwerken met het auditteam? Audit Ready helpt u graag met pre-audit ondersteuning, praktische trainingen en het opzetten van auditproof dossiers. Neem hier contact met ons op

Lees meer

Een goede position paper maakt het verschil in uw auditvoorbereiding 

Tijdens een audit is het essentieel dat de accountant voldoende inzicht krijgt in uw organisatie om controlewerkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Toch blijven onderwerpen met een verhoogd risico vaak liggen tot het laatste moment. Het gevolg: tijdsdruk, vertraging in het auditproces, bevindingen en discussies over toelichtingen die niet goed zijn voorbereid. 

Een goed onderbouwde position paper helpt u om uw standpunt bij complexe verslaggevingsvraagstukken vroegtijdig te onderbouwen en af te stemmen. Daarmee voorkomt u interpretatieverschillen in een laat stadium, onzekerheid in de aanlevering en onnodige correcties van de jaarrekening.  

Als je niet weet of je een position paper dient op te stellen, bespreek dan in het team de volgende drie vragen:  

1. Is er interpretatieruimte over het onderwerp (enige mate van subjectiviteit)? 

2. Is het een risicogebied vanuit auditperspectief? 

3. Is het relevant voor een disclosure of waardering in de jaarrekening? 

Is het antwoord ja op alle drie de vragen, dan is het verstandig om vooraf al een positie in te nemen hoe je omgaat met het onderwerp. Een top vijf onderwerpen waarbij wij adviseren om een standpunt in te nemen en uit te werken (indien van toepassing):  

rwerp	1. Is er interpretatieruimte?	2. Is het een risicogebied voor de audit?	3. Is het relevant voor toelichting in de jaarrekening?
1. Impairment (goodwill / activa)	Ja – beoordeling triggers en waardering is subjectief	Ja – vaak materiële post, risico op schattingsfouten	Ja – toelichting op aannames, uitkomsten impairment test vereist
2. Going concern bij slechte resultaten	Ja – inschatting continuïteit vereist oordeelsvorming	Ja – kernprincipe van verslaggeving, risico op onjuiste grondslagen	Ja – verplicht bij significante onzekerheid (RJ 170 / IAS 1)
3. Voorzieningen (bijv. reorganisatie)	Ja – timing en juridische/feitelijke verplichting is beoordelingsvraag	Ja – gevoelig voor schatting en manipulatie	Ja – aard, omvang en verwachte timing moeten worden toegelicht
4. Omzetafgrenzing	Ja – bepaling moment van opbrengstherkenning vereist interpretatie	Ja – altijd materieel, inherent auditrisico	Ja – toelichting op methodiek en prestatieverplichtingen verplicht
5. Leaseclassificatie / verwerking	Ja – beoordelen leasecomponenten en looptijd vereist interpretatie	Ja – volledigheid, juiste verwerking onder RJ 292 / IFRS 16 is risicovol	Ja – uitgebreide disclosures vereist over leaseverplichtingen

Waarom een position paper essentieel is bij audit voorbereiding 

Een position paper is méér dan een interne notitie; het is een instrument om risico’s te beheersen en discussies met de accountant te structureren. Zonder goed uitgewerkte position papers kunnen de volgende knelpunten ontstaan: 

• Vertraging in de audit, omdat de accountant extra informatie of analyses opvraagt; 

• Onzekerheid in de verslaggeving, met risico op onjuiste of inconsistente verwerking; 

• Versnipperde communicatie, doordat meerdere teamleden aan beide kanten betrokken zijn zonder centrale afstemming; 

• Onvoldoende onderbouwing bij inschattingen, wat leidt tot correcties of aanvullende werkzaamheden. 

Door vroegtijdig een position paper op te stellen: 

• Creëert u duidelijkheid vooraf, nog vóórdat het onderwerp een PBC-verzoek wordt; 

• Legt u een consistente visie vast die het team houvast geeft; 

• Kunt u de accountant gericht meenemen in uw redenering en keuzes; 

• Positioneert u zichzelf als professioneel gesprekspartner die regie voert over het dossier. 

Hoe stelt u een goede position paper op? 

Een goede position paper beantwoordt drie fundamentele vragen: Wat is het probleem? Wat zijn de regels? En hoe passen wij die toe in deze situatie? De opbouw is als volgt: 

1. Beschrijf het onderwerp en de aanleiding 

Formuleer het onderwerp kort en feitelijk. Wat is er gebeurd of waarom is dit vraagstuk ontstaan? 

Voorbeeld: “In december 2025 is een reorganisatie aangekondigd. De vraag is of de criteria voor het vormen van een voorziening per balansdatum zijn vervuld.” 

2. Verwijs naar relevante verslaggevingsregels 

Baseer uw redenering op de toepasselijke verslaggevingskaders (zoals de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving of IFRS), en geef aan hoe u deze toepast in deze casus. 

• Benoem de relevante bepalingen en licht kort toe waarom deze van toepassing zijn; 

• Vermijd een juridisch betoog: focus op interpretatie en toepasbaarheid. 

Voorbeeld: “Volgens RJ 252.201 mag een voorziening voor reorganisatie alleen worden opgenomen indien op balansdatum een formeel plan is gecommuniceerd.” 

3. Toon overwegingen en gemaakte keuzes 

Laat zien dat u bewust hebt gekozen. Wat waren de alternatieven? Waarom is deze verwerking volgens u het meest passend? 

• Werk met een beslisboom of flowchart als hulpmiddel; 

• Benoem onzekerheden en de impact ervan. 

4. Gebruik ondersteunend bewijsmateriaal 

Voeg bijlagen toe zoals interne beleidsdocumenten, externe adviezen of schattingsberekeningen. Zorg dat deze aansluiten op uw argumentatie. 

5. Formuleer een heldere conclusie 

Eindig met een samenvatting van uw standpunt en geef aan wat het effect is op de balans en winst- en verliesrekening. 

Tip: Voeg een korte tabel toe met “vraagstuk – regelgeving – conclusie”, zodat de accountant direct overzicht heeft. 

Wacht niet op een PBC-verzoek 

Veel fouten ontstaan omdat een organisatie wacht totdat de accountant om toelichting vraagt. Beter is het om proactief onderwerpen te signaleren en zelf met een position paper te komen. Zo behoudt u controle over de uitleg en voorkomt u ad-hoc werk onder tijdsdruk. 

Veelgestelde vragen 

Wat is het doel van een position paper bij auditvoorbereiding? 

Het doel is om standpunten over complexe verslaggevingskwesties helder te documenteren en te onderbouwen met regels, overwegingen en bewijs. Daarmee voorkomt u discussie of vertraging tijdens de audit. 

Moet ik de accountant altijd een position paper aanleveren? 

Niet altijd, maar bij elk onderwerp dat afwijkt van het standaardproces of waar interpretatie nodig is, is het verstandig dit te delen. De accountant toetst dan op basis van uw onderbouwing. 

Hoe lang moet een position paper zijn? 

Tussen de 1 en 3 pagina’s is vaak voldoende, mits het kernachtig en compleet is. Werk eventueel met bijlagen voor audit evidence. 

wees proactief en professioneel met een position paper 

Een goede position paper is essentieel voor een efficiënte en professionele audit voorbereiding. Het voorkomt onduidelijkheid, versnelt het controleproces en laat zien dat u grip heeft op complexe verslaggevingsvraagstukken. 

Wacht niet tot de accountant vragen stelt. Pak onderwerpen met een verhoogd risico proactief op en leg uw keuzes goed vast. Dat is niet alleen prettig voor de accountant, maar vooral voor uzelf en uw team. 

Heeft u hulp nodig bij het opstellen of beoordelen van uw position papers? Audit Ready ondersteunt organisaties bij de voorbereiding van audits en het verbeteren van interne verslaggevingsprocessen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek. 

Lees meer

Waarom u controle facturen met meerwerk vaak ziet en hoe u dit voorkomt 

Bij veel organisaties zorgt de jaarrekening controle voor onverwachte discussies over meerwerk. “Waarom komt er opeens een extra factuur van de accountant?” of “Had dit niet voorkomen kunnen worden?” Het korte antwoord is: vaak wel. Meerwerk ontstaat zelden uit het niets. Het is meestal een gevolg van gebrekkige communicatie, onvoldoende voorbereiding of onduidelijkheid over verwachtingen. 

In deze blog leggen we uit wanneer accountants meerwerk mogen factureren, waarom dat regelmatig voorkomt én vooral: hoe u het voorkomt. U krijgt praktische tips waarmee u tijd en geld bespaart en uw samenwerking met de accountant versterkt. 

Wat is meerwerk bij een accountantscontrole? 

Meerwerk betekent werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen. Denk aan: 

• Het handmatig corrigeren van onvolledige administraties 

• Extra controle-inspanningen vanwege ontbrekende onderbouwing 

• Tijdverlies door gebrekkige communicatie of late aanlevering 

De accountant mag meerwerk alleen factureren als dit redelijk en transparant is. Volgens de VGBA (Verordening gedrags- en beroepsregels accountants) moet een accountant helder communiceren over de aard en omvang van de opdracht. Meerwerk moet tijdig besproken worden, met toelichting op de oorzaak en impact. 

Waarom ontstaat meerwerk tijdens een jaarrekening controle? 

Meerwerk ontstaat niet zomaar. In veel gevallen komt het door één van de volgende oorzaken: 

1. Slechte communicatie 

• Uiterste aanleverdata worden niet gehaald of verkeerd geïnterpreteerd 

• Verwachtingen over wat aangeleverd moet worden zijn niet audit ready 

• Er is geen aanspreekpunt of vast coördinator bij de klantzijde 

Maar ook aan de zijde van de accountant gaat het soms mis. Denk aan: 

• Onduidelijke of wisselende verzoeken vanuit het controleteam 

• Onvoldoende voorbereiding op specifieke bedrijfssituaties 

• Late of inconsistente terugkoppeling over bevindingen 

Tip: Vraag bij aanvang van het controleproces om een concreet werkprogramma, met duidelijk gedefinieerde deliverables en contactmomenten. Transparantie van beide kanten voorkomt onnodig werk. 

2. Interne beheersing niet op orde 

Een gebrekkige administratie leidt tot onduidelijkheden die de accountant moet onderzoeken: 

• Geen duidelijke AO/IB-documentatie (administratieve organisatie & interne beheersing) 

• Handmatige journaalposten zonder autorisatie 

• Onlogische saldi die niet zijn toegelicht 

Een goede interne beheersing voorkomt dat de accountant alles zelf moet reconstrueren. Volgens artikel 2:393 lid 4 BW moet de administratie zodanig zijn ingericht dat een controle mogelijk is – een vereiste, geen keuze. 

3. Ongebruikelijke of complexe transacties zonder onderbouwing 

Denk aan: 

• Overnames of herstructureringen 

• Grote waarderingsvraagstukken (bijvoorbeeld goodwill of vastgoed) 

• Transacties met verbonden partijen 

• Onduidelijke uitwerking risico dossiers zoals bijvoorbeeld de going concern of impairment analyse 

Als deze niet goed zijn vastgelegd of onderbouwd, moet de accountant extra werk verrichten om risico’s te mitigeren. Dat kost tijd én geld. 

Hoe voorkomt u meerwerk tijdens de jaarrekening controle? 

Door een goede voorbereiding bespaart u tijd én kosten. Hieronder praktische adviezen om controle-meerwerk te vermijden: 

1. Stel een pre-audit checklist op 
   Maak vooraf inzichtelijk welke stukken nodig zijn (denk aan balansspecificaties, contracten, reconciliaties). 

2. Communiceer proactief en duidelijk 
   Stel een contactpersoon aan die tijdig vragen beantwoordt. Leg interne deadlines vast vóór de planning van de accountant. 

3. Verbeter uw dossieropbouw 
   Gebruik een mappenstructuur waarin alle documenten logisch zijn terug te vinden. Kies bij voorkeur een structuur die aansluit bij de inrichting van de jaarrekening (01 is IMVA, 02 is MVA, enz.). 

4. Documenteer bijzonderheden en schattingen 
   Licht transacties met risico’s toe in een memo. Geef onderbouwing van gemaakte inschattingen, zoals voorzieningen of waarderingen met bronnen van externen wanneer dit beschikbaar is. 

5. Voer een hard close uit 
   Sluit de administratie al in september/oktober gedeeltelijk af en laat deze alvast controleren. Dit verkort het werk in de drukke auditfase aanzienlijk. 

6. Benoem tekortkomingen bij de accountant tijdig 
   Merkt u dat afspraken niet worden nagekomen of dat verzoeken onduidelijk zijn? Geef dit constructief aan. Ook de accountant is gehouden aan professionele gedragsregels. Heldere communicatie voorkomt frustratie én extra werk aan beide kanten. 

Hoe zit het met de wetgeving rond meerwerk? 

De belangrijkste juridische haakjes rond meerwerk zijn: 

• Burgerlijk Wetboek 2:393 lid 4: administratie moet controleerbaar zijn 

• VGBA: de accountant moet professioneel handelen, inclusief goede communicatie over opdrachtuitbreiding 

• Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS): o.a. Standaard 210 vereist dat afspraken over reikwijdte en verwachtingen schriftelijk worden vastgelegd 

Als u uw administratie onvoldoende op orde heeft, kan de accountant volgens deze richtlijnen terecht aanvullend werk uitvoeren én factureren. 

Een voorbeeld uit de praktijk 

Bij een grote dienstverlener ontstond tijdens de controle een discussie over de impairment analyse. De onderliggende calculaties omtrent forecast en uitgangspunten bleken niet consistent of traceerbaar te zijn en de accountant moest zelf experts op het team inschakelen om de impairment analyse te controleren. Gevolg: € 19.200 aan extra auditkosten, op alleen dit onderdeel. Dit had voorkomen kunnen worden door tijdige afstemming en een duidelijke onderbouwing van de waardering. 

Veelgestelde vragen 

Mag een accountant zomaar meerwerk factureren? 

Nee. Meerwerk mag alleen worden gefactureerd als het redelijk is en vooraf besproken wordt. Transparantie en communicatie zijn hierbij verplichtingen vanuit de beroepsregels. 

Hoe weet ik of mijn organisatie risico loopt op meerwerk? 

Let op signalen zoals late oplevering, openstaande vragen van vorige controles of complexe transacties. Hoe minder voorbereid u bent, hoe groter het risico. 

Is een hard close echt nodig? 

Niet verplicht, maar zeer aan te raden. Een hard close in december geeft inzicht in knelpunten en verlaagt de druk op de daadwerkelijke audit. Veel controleklanten besparen zo tot 20% op auditkosten. 

Een goed voorbereide controle voorkomt meerwerk kosten

Meerwerk bij een jaarrekeningcontrole is vaak te herleiden tot zaken die u zelf in de hand heeft. Door te investeren in duidelijke communicatie, dossieropbouw en tijdige aanlevering voorkomt u verrassingen achteraf. Denk vooruit, stem af met uw accountant en maak van de controle een beheersbaar proces. 

Wilt u weten hoe u uw controle proces audit ready maakt? Neem dan vrijblijvend contact op met Audit Ready voor praktische ondersteuning of een quick scan van uw auditdossier. Zo voorkomt u onnodig meerwerk – en verhoogt u de kwaliteit van uw jaarrekening controle. 

Lees meer

Een goede voorbereiding voorkomt auditstress 

Een audit verloopt zelden vlekkeloos als u de gevraagde informatie ad hoc of versnipperd aanlevert. En dat is vaak niet uw schuld: de accountant vraagt in de PBC-lijst regelmatig om losse documenten — een contract hier, een factuur daar, een uitdraai van een subadministratie — zonder te vragen om het volledige plaatje. 

Het risico? U levert precies aan wat gevraagd wordt, maar alsnog moet de accountant zelf de samenhang zoeken of komt hij tot de conclusie dat er informatie ontbreekt. Dit leidt tot extra vragen, herhaalde aanleververzoeken en uiteindelijk: vertraging en mogelijk een meerwerknota. 

In dit artikel leest u hoe u een efficiënt balansdossier opstelt, waarom het belangrijk is om werkboeken aan te leveren (zelfs als de accountant daar niet expliciet om vraagt), en wat de risico’s zijn van het blijven werken met losse PBC (Prepared By Client)-items. 

Wat is een efficiënt balansdossier en waarom is het belangrijk? 

Een efficiënt balansdossier bevat per balanspost één compleet werkboek dat bestaat uit: 

• De specificatie van het saldo 

• Een duidelijke reconciliatie naar het grootboek 

• Een cijferanalyse van het bedrag (bijv. t.o.v. budget, vorig jaar etc.) 

• Een schermprint hoe de specificatie is gegenereerd uit het systeem 

• De bijbehorende onderliggende stukken (bijv. contracten, facturen) 

• Eventuele toelichting bij bijzondere posten 

Dit alles is bij voorkeur samengevoegd in één bestand per balanspost, logisch gestructureerd en voorzien van tabbladen of bookmarks. 

Waarom is dit zo belangrijk? 

• Uw eigen team overziet het totaalbeeld en wordt daardoor een sterkere professional 

• U voorkomt dubbele communicatie of vragen over ontbrekende stukken 

• U bespaart tijd bij het zoeken naar informatie 

• Uw accountant werkt sneller, wat kosten bespaart 

• U houdt zelf beter zicht op de status van uw balans 

Volgens de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) kost een slecht voorbereide audit gemiddeld 40%-50%¹ meer tijd — die tijd betaalt u indirect via het uurtarief of een meerwerknota. 

De valkuil van losse PBC items 

Veel finance-afdelingen leveren informatie aan zodra de accountant erom vraagt. Dat lijkt reactief efficiënt, maar leidt in de praktijk tot: 

• Verstrooide informatie uit verschillende bronnen (PDF’s, screenshots, exports) 

• Gebrek aan samenhang, waardoor de accountant niet ziet hoe onderdelen samenhangen 

• Verzoeken via email en niet meer in de portal 

• Meerwerk door herhaaldelijke follow-upvragen van verschillende teamleden  

• Frustratie aan beide kanten van de audit 

Door vooraf een werkboek per balanspost op te stellen, behoudt u regie over wat u aanlevert en wanneer. U krijgt grip op de scope van de audit én voorkomt dat de accountant zelf moet gaan interpreteren — wat leidt tot vragen, risico-inschattingen en mogelijk afkeur. 

Hoe stelt u een werkboek op per balanspost? 

Een werkboek is een Excelbestand of PDF waarin u de volledige onderbouwing van een balanspost verzamelt. Houd daarbij deze richtlijnen aan: 

1. Start met de balansspecificatie 
   Geef per grootboekrekening aan wat de saldi zijn en welke posten eraan ten grondslag liggen. 

2. Reconcileer naar de administratie 
   Zorg voor een controleerbare koppeling tussen uw werkboek en het grootboek of subadministratie. 

3. Voeg relevante bijlagen toe 
   Denk aan facturen, contracten, betaalbewijzen, afschriften, etc. 

4. Documenteer uw onderbouwing 
   Vermeld waarom posten wel of niet zijn opgenomen. Voorzieningen? Afschrijvingen? Licht dit toe. 

5. Koppel met wet- en regelgeving (indien van toepassing) 
   Denk aan artikel 2:362 BW voor waarderingsgrondslagen of RJ-uitgangspunten (bijvoorbeeld RJ 212 of RJ 270). 

Een goed voorbeeld: stel, u werkt de post “Vooruitontvangen bedragen” uit. Uw werkboek bevat dan: 

• Een voorblad met een specificatie van de grootboeksaldi 

• Een cijferanalyse (vergelijking t.o.v. vorig jaar en de omzet) 

• Een specificatie met alle klanten en bedragen 

• De facturen waarop die gebaseerd zijn (vastgelegd met de juiste software) 

• Bankafschriften ter onderbouwing van ontvangst 

• Een toelichting waarom deze posten nog niet als omzet zijn verwerkt (bijvoorbeeld: prestatie nog niet geleverd, volgens RJ 270.104). 

Veelvoorkomende struikelblokken 

Uit ervaring bij Audit Ready zien we vaak dezelfde pijnpunten terugkeren: 

1. Verzoeken zijn niet efficiënt geclusterd 

Accountants vragen vaak stapsgewijs. Dat is lastig, maar komt vaak doordat de initiële aanlevering onvoldoende compleet is. Als u werkboeken aanlevert, voorkomt u deze versnippering. 

2. Kennisachterstand bij finance 

Uw team weet niet altijd waarom bepaalde onderbouwing nodig is. Door te werken met gestandaardiseerde werkboeken, groeit het inzicht en wordt de audit elk jaar makkelijker. 

3. Gebrek aan totaaloverzicht 

Zonder centrale aansturing is het niet duidelijk wat al is aangeleverd of wat nog openstaat. Werkboeken zorgen voor structuur en duidelijkheid. 

4. Onnodig meerwerk 

Meerwerknota’s ontstaan niet alleen door inhoudelijke fouten, maar ook door inefficiëntie. Door goed voorbereid te zijn, voorkomt u dat de accountant extra tijd moet schrijven. 

Wat levert dit u op? 

Door uw balansdossier efficiënt op te stellen met werkboeken, behaalt u de volgende voordelen: 

• Snellere audit door minder vragen 

• Lagere auditkosten door beperking van meerwerk 

• Betere interne controle en kennisopbouw 

• Grotere betrouwbaarheid richting uw stakeholders 

Veelgestelde vragen 

Wat is het verschil tussen een werkboek en losse PBC-items? 

Een werkboek is een compleet dossier per balanspost, logisch opgebouwd en volledig onderbouwd. Losse PBC-items zijn individuele documenten zonder samenhang of toelichting. 

Kan ik gebruikmaken van standaard templates? 

Ja, bij Audit Ready gebruiken wij standaard templates voor werkboeken, afgestemd op balansposten. Dit versnelt uw voorbereiding aanzienlijk. 

Hoe weet ik welke documenten ik moet toevoegen aan een werkboek? 

Denk aan alles wat nodig is om het saldo op de balans volledig te onderbouwen: grootboekmutaties, bijlagen, betaalbewijzen, contracten en toelichtingen. Werk terug vanaf het saldo en verzamel alle bouwstenen. 

Tijd om de controle over uw audit terug te nemen 

Een efficiënt balansdossier opstellen doet u niet door te reageren op losse auditverzoeken, maar door proactief werkboeken per balanspost aan te leveren. Daarmee bespaart u tijd, geld en frustratie — en tilt u uw organisatie naar een hoger niveau van financiële volwassenheid. 

Wilt u weten hoe u dit praktisch kunt aanpakken binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Audit Ready voor een quickscan of werksessie. 

Lees meer