Zij kiezen voor Audit Ready

Onze succesverhalen

Audit Ready heeft de afgelopen jaren meer dan 50 klanten vooruit geholpen. Onze diensten hebben ervoor gezorgd dat interne processen in organisaties zijn verbeterd en dat de jaarrekeningcontrole stukken efficiënter verloopt. Benieuwd naar de ervaringen van onze klanten? U vindt hier een aantal van onze succesverhalen.

Klantcases

Lijn

Onderwijs

The audit Reay aanpak
Een soepeler jaarrekeningproces
In één jaar kunnen wij al significante verbeteringen doorvoeren tijdens het jaarrekeningproces binnen uw organisatie door het kennisniveau van de financiële afdeling te verhogen, structuur aan te brengen in het afsluitproces en de communicatie met de accountant te verbeteren. Dit proces begint al gedurende het jaar. Hieronder leggen we uit hoe we dit bij een onderwijsinstelling hebben uitgewerkt.

Bij een onderwijsinstelling is vorig jaar op 28 juni de jaarrekening afgetekend door de externe accountant, dit is twee dagen voor de deadline van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het College van Bestuur heeft in een spoedvergadering de jaarrekening vastgesteld en de accountant heeft de jaarrekening goedgekeurd. In de laatste twee weken van de controle hebben de onderwijsinstelling en de accountant met veel druk en extra capaciteit het voor elkaar gekregen om tot een goedkeurend oordeel te komen. 

Nadat de controle is afgerond is er geëvalueerd wat er goed ging en wat voor verbetering vatbaar was. De belangrijkste uitkomsten:

1.       De jaarafsluiting ging meer op gevoel dan gestructureerd, waardoor de baten/lasten niet in de juiste periode waren verantwoord en niet alle subsidies goed onderbouwd waren.

2.       Bij aanvang van de jaarrekeningcontrole was de onderwijsinstelling nog niet gereed met de voorbereiding. Tegelijkertijd kon de accountant niet later beginnen, want dan was het zeker niet gelukt om de controle voor de deadline af te ronden.

3.       De afdeling was afhankelijk van één persoon om de vragen van de accountant te beantwoorden, omdat de overige teamleden niet over de benodigde kennis beschikten.

4.       De initiële aanlevering was niet goed; wat gevraagd werd door de accountant kwam niet overeen met de aanlevering en wat aangeleverd werd resulteerde in veel (onnodige) additionele vragen.

5.       Men was niet op de hoogte van nieuwe wet- en regelgeving waardoor er a) geen toelichting opgenomen was in de jaarrekening en b) geen balansdossier was opgesteld om deze toelichting te onderbouwen.

 Als eindresultaat was de sfeer op de financiële afdeling erg gespannen, was het College van Bestuur ontevreden over het jaarrekeningproces en heeft de accountant een meerwerkfactuur verstuurd van 80% van de originele audit fee.

 

Om verbeteringen te realiseren, wordt Audit Ready ingeschakeld. Wij beginnen met onze quick scan, bestaande uit het analyseren van de aanlevering van voorgaand jaar in verhouding tot de request letter van de accountant, het doornemen van brugstaat en consolidatiestaat, data-analyse op het memoriaalboek en het lezen van de jaarrekening. 

De eerste uitkomsten van deze analyse resulteren in een plan van aanpak om te werken naar standaard werkboeken en een werkprogramma per balanspost per periode. We starten met het onderbouwen van de activa voor Q2 en de passiva voor Q3. Het financiële team kan wennen aan de nieuwe structuur en heeft de tijd om samen met ons door de trainingsmaterialen te gaan. Na Q2 scherpen we de werkzaamheden per balanspost verder aan en bij Q3 doen we hetzelfde. Vanuit de Q3 werkzaamheden, werken we samen met het team de voorzieningen bij waardoor sterke resultaatschommelingen in kaart worden gebracht. 

Verbeter met deze scan uw jaarrekeningcontrole

Na Q3 plannen we een meeting in met de accountant, waarin we de belangrijkste ontwikkelingen van het jaar bespreken en we de benodigde documenten en een dummy jaarrekening aanleveren. De accountant levert de request letter aan en deze leggen we naast ons interne werkprogramma, zodat we zeker weten dat we aan alle eisen van de accountant voldoen als we ons aan het werkprogramma houden. 

Door de juiste werkstappen te volgen per kwartaal is al een groot gedeelte van het jaar onderbouwd. Om de balansen zo schoon mogelijk te krijgen per jaareinde, voeren we analyses uit in december. Dit resulteert onder andere in afgeletterde balansposten, een additionele betaalrun om het crediteurensaldo zo laag mogelijk te krijgen en een factuurrun om “de nog te factureren bedragen” al in het debiteurenboek te krijgen. De accountant geeft ons feedback op de dummy jaarrekening en hiermee weten we dat het raamwerk voor het aankomende jaar goed staat. 

In de maanden januari en februari onderbouwen we integraal het balansdossier en stellen we de jaarrekening op. De accountant start halverwege maart met een eerste concept jaarrekening en een integraal auditdossier. Gedurende de controle krijgen we additionele vragen die we toevoegen aan de werkstappen en de werkboeken. Tijdens de meivakantie zijn alle vragen beantwoord en communiceert de accountant drie controleverschillen ten opzichte van 32 verschillen voorgaand jaar. De verschillen worden opgelost en de accountant tekent eind mei de jaarrekening af. 

Terugkijkend op wat er het jaar daarvoor niet goed ging hebben wij concreet de volgende verbeteringen gerealiseerd:

1.       De jaarafsluiting was gestructureerd per balanspost waardoor er geen verschillen geconstateerd waren in de afgrenzing van baten en lasten.

2.       Bij de aanvang van de jaarrekeningcontrole was een integraal balansdossier aanwezig voor de accountant om te controleren.

3.       Het hele team was in staat om vragen van de accountant te beantwoorden, omdat iedereen had geholpen met de onderbouwing.

4.       De initiële aanlevering kwam overeen met de verwachting. De aangeleverde stukken waren netjes ingeschreven, aangesloten en onderbouwd zodat in één oogopslag duidelijk was wat er onderbouwd werd.

5.       Door het aanleveren van de dummy jaarrekening was vooraf al gewaarborgd dat de jaarrekening in concept voldeed aan wet- en regelgeving. Eventuele tekortkomingen of aanbevelingen konden we tijdig bijwerken.

Meer weten over dé Audit Ready aanpak?

Neem contact op met onze auditors.