Waarom u controle facturen met meerwerk vaak ziet en hoe u dit voorkomt 

Bij veel organisaties zorgt de jaarrekening controle voor onverwachte discussies over meerwerk. “Waarom komt er opeens een extra factuur van de accountant?” of “Had dit niet voorkomen kunnen worden?” Het korte antwoord is: vaak wel. Meerwerk ontstaat zelden uit het niets. Het is meestal een gevolg van gebrekkige communicatie, onvoldoende voorbereiding of onduidelijkheid over verwachtingen. 

In deze blog leggen we uit wanneer accountants meerwerk mogen factureren, waarom dat regelmatig voorkomt én vooral: hoe u het voorkomt. U krijgt praktische tips waarmee u tijd en geld bespaart en uw samenwerking met de accountant versterkt. 

Wat is meerwerk bij een accountantscontrole? 

Meerwerk betekent werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen. Denk aan: 

• Het handmatig corrigeren van onvolledige administraties 

• Extra controle-inspanningen vanwege ontbrekende onderbouwing 

• Tijdverlies door gebrekkige communicatie of late aanlevering 

De accountant mag meerwerk alleen factureren als dit redelijk en transparant is. Volgens de VGBA (Verordening gedrags- en beroepsregels accountants) moet een accountant helder communiceren over de aard en omvang van de opdracht. Meerwerk moet tijdig besproken worden, met toelichting op de oorzaak en impact. 

Waarom ontstaat meerwerk tijdens een jaarrekening controle? 

Meerwerk ontstaat niet zomaar. In veel gevallen komt het door één van de volgende oorzaken: 

1. Slechte communicatie 

• Uiterste aanleverdata worden niet gehaald of verkeerd geïnterpreteerd 

• Verwachtingen over wat aangeleverd moet worden zijn niet audit ready 

• Er is geen aanspreekpunt of vast coördinator bij de klantzijde 

Maar ook aan de zijde van de accountant gaat het soms mis. Denk aan: 

• Onduidelijke of wisselende verzoeken vanuit het controleteam 

• Onvoldoende voorbereiding op specifieke bedrijfssituaties 

• Late of inconsistente terugkoppeling over bevindingen 

Tip: Vraag bij aanvang van het controleproces om een concreet werkprogramma, met duidelijk gedefinieerde deliverables en contactmomenten. Transparantie van beide kanten voorkomt onnodig werk. 

2. Interne beheersing niet op orde 

Een gebrekkige administratie leidt tot onduidelijkheden die de accountant moet onderzoeken: 

• Geen duidelijke AO/IB-documentatie (administratieve organisatie & interne beheersing) 

• Handmatige journaalposten zonder autorisatie 

• Onlogische saldi die niet zijn toegelicht 

Een goede interne beheersing voorkomt dat de accountant alles zelf moet reconstrueren. Volgens artikel 2:393 lid 4 BW moet de administratie zodanig zijn ingericht dat een controle mogelijk is – een vereiste, geen keuze. 

3. Ongebruikelijke of complexe transacties zonder onderbouwing 

Denk aan: 

• Overnames of herstructureringen 

• Grote waarderingsvraagstukken (bijvoorbeeld goodwill of vastgoed) 

• Transacties met verbonden partijen 

• Onduidelijke uitwerking risico dossiers zoals bijvoorbeeld de going concern of impairment analyse 

Als deze niet goed zijn vastgelegd of onderbouwd, moet de accountant extra werk verrichten om risico’s te mitigeren. Dat kost tijd én geld. 

Hoe voorkomt u meerwerk tijdens de jaarrekening controle? 

Door een goede voorbereiding bespaart u tijd én kosten. Hieronder praktische adviezen om controle-meerwerk te vermijden: 

1. Stel een pre-audit checklist op 
   Maak vooraf inzichtelijk welke stukken nodig zijn (denk aan balansspecificaties, contracten, reconciliaties). 

2. Communiceer proactief en duidelijk 
   Stel een contactpersoon aan die tijdig vragen beantwoordt. Leg interne deadlines vast vóór de planning van de accountant. 

3. Verbeter uw dossieropbouw 
   Gebruik een mappenstructuur waarin alle documenten logisch zijn terug te vinden. Kies bij voorkeur een structuur die aansluit bij de inrichting van de jaarrekening (01 is IMVA, 02 is MVA, enz.). 

4. Documenteer bijzonderheden en schattingen 
   Licht transacties met risico’s toe in een memo. Geef onderbouwing van gemaakte inschattingen, zoals voorzieningen of waarderingen met bronnen van externen wanneer dit beschikbaar is. 

5. Voer een hard close uit 
   Sluit de administratie al in september/oktober gedeeltelijk af en laat deze alvast controleren. Dit verkort het werk in de drukke auditfase aanzienlijk. 

6. Benoem tekortkomingen bij de accountant tijdig 
   Merkt u dat afspraken niet worden nagekomen of dat verzoeken onduidelijk zijn? Geef dit constructief aan. Ook de accountant is gehouden aan professionele gedragsregels. Heldere communicatie voorkomt frustratie én extra werk aan beide kanten. 

Hoe zit het met de wetgeving rond meerwerk? 

De belangrijkste juridische haakjes rond meerwerk zijn: 

• Burgerlijk Wetboek 2:393 lid 4: administratie moet controleerbaar zijn 

• VGBA: de accountant moet professioneel handelen, inclusief goede communicatie over opdrachtuitbreiding 

• Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS): o.a. Standaard 210 vereist dat afspraken over reikwijdte en verwachtingen schriftelijk worden vastgelegd 

Als u uw administratie onvoldoende op orde heeft, kan de accountant volgens deze richtlijnen terecht aanvullend werk uitvoeren én factureren. 

Een voorbeeld uit de praktijk 

Bij een grote dienstverlener ontstond tijdens de controle een discussie over de impairment analyse. De onderliggende calculaties omtrent forecast en uitgangspunten bleken niet consistent of traceerbaar te zijn en de accountant moest zelf experts op het team inschakelen om de impairment analyse te controleren. Gevolg: € 19.200 aan extra auditkosten, op alleen dit onderdeel. Dit had voorkomen kunnen worden door tijdige afstemming en een duidelijke onderbouwing van de waardering. 

Veelgestelde vragen 

Mag een accountant zomaar meerwerk factureren? 

Nee. Meerwerk mag alleen worden gefactureerd als het redelijk is en vooraf besproken wordt. Transparantie en communicatie zijn hierbij verplichtingen vanuit de beroepsregels. 

Hoe weet ik of mijn organisatie risico loopt op meerwerk? 

Let op signalen zoals late oplevering, openstaande vragen van vorige controles of complexe transacties. Hoe minder voorbereid u bent, hoe groter het risico. 

Is een hard close echt nodig? 

Niet verplicht, maar zeer aan te raden. Een hard close in december geeft inzicht in knelpunten en verlaagt de druk op de daadwerkelijke audit. Veel controleklanten besparen zo tot 20% op auditkosten. 

Een goed voorbereide controle voorkomt meerwerk kosten

Meerwerk bij een jaarrekeningcontrole is vaak te herleiden tot zaken die u zelf in de hand heeft. Door te investeren in duidelijke communicatie, dossieropbouw en tijdige aanlevering voorkomt u verrassingen achteraf. Denk vooruit, stem af met uw accountant en maak van de controle een beheersbaar proces. 

Wilt u weten hoe u uw controle proces audit ready maakt? Neem dan vrijblijvend contact op met Audit Ready voor praktische ondersteuning of een quick scan van uw auditdossier. Zo voorkomt u onnodig meerwerk – en verhoogt u de kwaliteit van uw jaarrekening controle. 

Lees meer

Een goede voorbereiding voorkomt auditstress 

Een audit verloopt zelden vlekkeloos als u de gevraagde informatie ad hoc of versnipperd aanlevert. En dat is vaak niet uw schuld: de accountant vraagt in de PBC-lijst regelmatig om losse documenten — een contract hier, een factuur daar, een uitdraai van een subadministratie — zonder te vragen om het volledige plaatje. 

Het risico? U levert precies aan wat gevraagd wordt, maar alsnog moet de accountant zelf de samenhang zoeken of komt hij tot de conclusie dat er informatie ontbreekt. Dit leidt tot extra vragen, herhaalde aanleververzoeken en uiteindelijk: vertraging en mogelijk een meerwerknota. 

In dit artikel leest u hoe u een efficiënt balansdossier opstelt, waarom het belangrijk is om werkboeken aan te leveren (zelfs als de accountant daar niet expliciet om vraagt), en wat de risico’s zijn van het blijven werken met losse PBC (Prepared By Client)-items. 

Wat is een efficiënt balansdossier en waarom is het belangrijk? 

Een efficiënt balansdossier bevat per balanspost één compleet werkboek dat bestaat uit: 

• De specificatie van het saldo 

• Een duidelijke reconciliatie naar het grootboek 

• Een cijferanalyse van het bedrag (bijv. t.o.v. budget, vorig jaar etc.) 

• Een schermprint hoe de specificatie is gegenereerd uit het systeem 

• De bijbehorende onderliggende stukken (bijv. contracten, facturen) 

• Eventuele toelichting bij bijzondere posten 

Dit alles is bij voorkeur samengevoegd in één bestand per balanspost, logisch gestructureerd en voorzien van tabbladen of bookmarks. 

Waarom is dit zo belangrijk? 

• Uw eigen team overziet het totaalbeeld en wordt daardoor een sterkere professional 

• U voorkomt dubbele communicatie of vragen over ontbrekende stukken 

• U bespaart tijd bij het zoeken naar informatie 

• Uw accountant werkt sneller, wat kosten bespaart 

• U houdt zelf beter zicht op de status van uw balans 

Volgens de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) kost een slecht voorbereide audit gemiddeld 40%-50%¹ meer tijd — die tijd betaalt u indirect via het uurtarief of een meerwerknota. 

De valkuil van losse PBC items 

Veel finance-afdelingen leveren informatie aan zodra de accountant erom vraagt. Dat lijkt reactief efficiënt, maar leidt in de praktijk tot: 

• Verstrooide informatie uit verschillende bronnen (PDF’s, screenshots, exports) 

• Gebrek aan samenhang, waardoor de accountant niet ziet hoe onderdelen samenhangen 

• Verzoeken via email en niet meer in de portal 

• Meerwerk door herhaaldelijke follow-upvragen van verschillende teamleden  

• Frustratie aan beide kanten van de audit 

Door vooraf een werkboek per balanspost op te stellen, behoudt u regie over wat u aanlevert en wanneer. U krijgt grip op de scope van de audit én voorkomt dat de accountant zelf moet gaan interpreteren — wat leidt tot vragen, risico-inschattingen en mogelijk afkeur. 

Hoe stelt u een werkboek op per balanspost? 

Een werkboek is een Excelbestand of PDF waarin u de volledige onderbouwing van een balanspost verzamelt. Houd daarbij deze richtlijnen aan: 

1. Start met de balansspecificatie 
   Geef per grootboekrekening aan wat de saldi zijn en welke posten eraan ten grondslag liggen. 

2. Reconcileer naar de administratie 
   Zorg voor een controleerbare koppeling tussen uw werkboek en het grootboek of subadministratie. 

3. Voeg relevante bijlagen toe 
   Denk aan facturen, contracten, betaalbewijzen, afschriften, etc. 

4. Documenteer uw onderbouwing 
   Vermeld waarom posten wel of niet zijn opgenomen. Voorzieningen? Afschrijvingen? Licht dit toe. 

5. Koppel met wet- en regelgeving (indien van toepassing) 
   Denk aan artikel 2:362 BW voor waarderingsgrondslagen of RJ-uitgangspunten (bijvoorbeeld RJ 212 of RJ 270). 

Een goed voorbeeld: stel, u werkt de post “Vooruitontvangen bedragen” uit. Uw werkboek bevat dan: 

• Een voorblad met een specificatie van de grootboeksaldi 

• Een cijferanalyse (vergelijking t.o.v. vorig jaar en de omzet) 

• Een specificatie met alle klanten en bedragen 

• De facturen waarop die gebaseerd zijn (vastgelegd met de juiste software) 

• Bankafschriften ter onderbouwing van ontvangst 

• Een toelichting waarom deze posten nog niet als omzet zijn verwerkt (bijvoorbeeld: prestatie nog niet geleverd, volgens RJ 270.104). 

Veelvoorkomende struikelblokken 

Uit ervaring bij Audit Ready zien we vaak dezelfde pijnpunten terugkeren: 

1. Verzoeken zijn niet efficiënt geclusterd 

Accountants vragen vaak stapsgewijs. Dat is lastig, maar komt vaak doordat de initiële aanlevering onvoldoende compleet is. Als u werkboeken aanlevert, voorkomt u deze versnippering. 

2. Kennisachterstand bij finance 

Uw team weet niet altijd waarom bepaalde onderbouwing nodig is. Door te werken met gestandaardiseerde werkboeken, groeit het inzicht en wordt de audit elk jaar makkelijker. 

3. Gebrek aan totaaloverzicht 

Zonder centrale aansturing is het niet duidelijk wat al is aangeleverd of wat nog openstaat. Werkboeken zorgen voor structuur en duidelijkheid. 

4. Onnodig meerwerk 

Meerwerknota’s ontstaan niet alleen door inhoudelijke fouten, maar ook door inefficiëntie. Door goed voorbereid te zijn, voorkomt u dat de accountant extra tijd moet schrijven. 

Wat levert dit u op? 

Door uw balansdossier efficiënt op te stellen met werkboeken, behaalt u de volgende voordelen: 

• Snellere audit door minder vragen 

• Lagere auditkosten door beperking van meerwerk 

• Betere interne controle en kennisopbouw 

• Grotere betrouwbaarheid richting uw stakeholders 

Veelgestelde vragen 

Wat is het verschil tussen een werkboek en losse PBC-items? 

Een werkboek is een compleet dossier per balanspost, logisch opgebouwd en volledig onderbouwd. Losse PBC-items zijn individuele documenten zonder samenhang of toelichting. 

Kan ik gebruikmaken van standaard templates? 

Ja, bij Audit Ready gebruiken wij standaard templates voor werkboeken, afgestemd op balansposten. Dit versnelt uw voorbereiding aanzienlijk. 

Hoe weet ik welke documenten ik moet toevoegen aan een werkboek? 

Denk aan alles wat nodig is om het saldo op de balans volledig te onderbouwen: grootboekmutaties, bijlagen, betaalbewijzen, contracten en toelichtingen. Werk terug vanaf het saldo en verzamel alle bouwstenen. 

Tijd om de controle over uw audit terug te nemen 

Een efficiënt balansdossier opstellen doet u niet door te reageren op losse auditverzoeken, maar door proactief werkboeken per balanspost aan te leveren. Daarmee bespaart u tijd, geld en frustratie — en tilt u uw organisatie naar een hoger niveau van financiële volwassenheid. 

Wilt u weten hoe u dit praktisch kunt aanpakken binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Audit Ready voor een quickscan of werksessie. 

Lees meer

De jaarlijkse controle komt vaak met stress, uitloop en onnodige fouten. Wat als u dat grotendeels kunt voorkomen door in de zomer al een “mini-jaarafsluiting” te doen? Dat is precies wat een hard close biedt. Hoewel vaak gezien als voorbereiding op de audit, zit de grootste winst bij uw eigen organisatie. Een goed uitgevoerde hardclose leidt tot betrouwbare cijfers, betere stuurinformatie en meer rust bij jaareinde. 

In deze blog leest u waarom een hardclose de sleutel is tot een efficiënte jaarrekeningcontrole, hoe u die organiseert en waarom uitstel leidt tot hogere werkdruk, onnodige fouten en frustratie. 

Wat is een hardclose? 

Een hardclose is een tussentijdse afsluiting van de administratie alsof het boekjaar eindigt. Meestal wordt deze uitgevoerd aan het einde van een maand in het tweede half jaar (bijv. september). Het doel: het controleren van de cijfers en transacties tot en met deze periode  voordat het écht moet, en vervolgens hierop verbeteren.  

Belangrijkste kenmerken van een hardclose: 

• Afsluiting van alle subadministraties (debiteuren, crediteuren, activa, btw, bank) 

• Boeken van periodieke posten zoals voorzieningen, accruals en afschrijvingen 

• Reconciliaties en aansluitingen uitvoeren 

• Opstellen van voorlopige specificaties alsof het de audit betreft 

“Een hard close is niet optioneel luxe, maar een strategische keuze voor controle en rust.” 

Waarom is een hardclose nuttig voor de audit? 

Vanuit auditperspectief biedt een hardclose: 

• Inzicht in procesbeheersing 

• Betere verdeling van werk over het jaar 

• Mogelijkheid tot interimtest op de periode t/m de hardclose (sample op kosten t/m september) 

• Minder verrassingen bij jaareinde 

Maar de echte winst? Die zit intern. 

Uw organisatie profiteert het meest 

Een hardclose maakt uw eigen organisatie sterker, slimmer en beter voorbereid. Hoe? 

1. Betrouwbare cijfers voor sturing 

Als de cijfers tot september solide en afgestemd zijn, kunt u de forecast en het budget voor volgend jaar baseren op realistische uitgangspunten. Dit voorkomt bijstellingen achteraf. 

2. Fouten signaleren terwijl u ze nog kunt oplossen 

Door vroegtijdig af te stemmen en te analyseren, ontdekt u: 

• Vergeten boekingen of ontbrekende facturen 

• Foutieve tussenrekeningen of btw-aansluitingen 

• Oude posten zonder onderbouwing 

3. Borgen van kennis en toelichtingen 

Transacties van januari zijn in maart het jaar daarop (14 maanden later) vaak moeilijk te herinneren als dit niet goed is vastgelegd en bijvoorbeeld uw collega die de boeking heeft gemaakt een andere uitdaging heeft gevonden. Door in september al specificaties op te stellen en toelichtingen vast te leggen, houdt u grip. 

4. Minder afhankelijk van PBC-lijst 

In plaats van wachten op wat de accountant vraagt, maakt u zelf het dossier. Dat geeft rust en controle én versnelt de controle achteraf. 

5. Risicodossiers eerder oppakken 

Posities zoals onderhanden werk, intercompany, investeringsprojecten of voorraadcorrecties zijn vaak complex. Door deze in de hardclose al te analyseren, voorkomt u tijdnood en escalatie tijdens de audit. 

Hoe organiseert u een effectieve hardclose? 

Stap 1: Stel een duidelijke planning op 

• Kies een afsluitdatum (bijvoorbeeld 30 september) 

• Werk met dezelfde maandafsluitprocedure als bij jaareinde 

• Benoem verantwoordelijkheden per onderdeel (crediteuren, bank, etc.) 

Stap 2: Checkpunten hardclose (selectie) 

• Reconciliatie tussenrekeningen en IC-verhoudingen 

• Boeking en onderbouwing van accruals 

• Specificaties onderhanden werk 

• Overzicht investeringen en activering 

• Overzicht openstaande posten ouder dan 90 dagen 

Stap 3: Vastleggen en rapporteren 

• Stel per balanspost een specificatie op 

• Voeg toelichtingen toe bij bijzonderheden 

• Bespreek afwijkingen intern (finance en controller/ CFO) 

Stap 4: Vertaal uitkomsten naar actieplan 

• Wat moet nog op orde komen voor 31/12? 

• Wat kan al naar de accountant als pre-read? 

• Zijn er processen die structureel aangepast moeten worden? 

Veelgestelde vragen 

Wat is het verschil tussen een hard close en een normale maandafsluiting? Een hard close is uitgebreider en simuleert een echte jaarafsluiting, inclusief correctieboekingen en dossiervorming. Een maandafsluiting is vaak puur cijfermatig. 

Is een hard close verplicht? Nee, maar het is een best practice voor middelgrote en grote organisaties. Bij controleplicht kan het zelfs doorslaggevend zijn om de audit tijdig en soepel te laten verlopen. 

Wanneer is de beste periode voor een hard close? Eind Q3 (september/oktober), zodat u nog tijd heeft om issues voor jaareinde te verhelpen. 

In conclusie 

Een hardclose helpt u niet alleen bij een efficiënte jaarrekeningcontrole. De échte winst zit in betere interne beheersing, betrouwbare stuurinformatie en rust binnen uw team. U bent minder afhankelijk van externe factoren en beter voorbereid op wat komen gaat. 

Wilt u ook in control zijn vóórdat de audit begint? Audit Ready helpt organisaties met het opzetten, uitvoeren en optimaliseren van hardclose-trajecten. Neem dan hier contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek

Lees meer